# Personalfragebogen (Personalbogen): was rein muss und wie er vollständig zurückkommt

Quelle: https://persobo.de/personalfragebogen/ · Stand 24. Oktober 2026 · Herausgeber: Kleymann Digital Solutions UG (haftungsbeschränkt) (Persobo)

## Kurz beantwortet
Ein Personalfragebogen, auch Personalbogen genannt, ist das Formular, mit dem ein Arbeitgeber bei einer Neueinstellung alle Angaben für Lohnabrechnung, Lohnsteuer und Sozialversicherung einholt. Ein bestimmtes Formular schreibt kein Gesetz vor, wohl aber den Inhalt: § 8 BVV nennt, was in die Entgeltunterlagen gehört. Ob der Bogen auf Papier, als PDF oder online ausgefüllt wird, entscheidest du.

## Das Wichtigste
- Pflicht ist der Inhalt, nicht das Formular. Name, Geburtsdatum, Anschrift, Beginn der Beschäftigung und Beschäftigungsart müssen in die Entgeltunterlagen. (§ 8 Abs. 1 Beitragsverfahrensverordnung (BVV))
- Steuer-ID, Geburtsdatum und die Angabe, ob es die Haupt- oder eine Nebenbeschäftigung ist, muss dir die neue Person von sich aus mitteilen. (§ 39e Abs. 4 Satz 1 EStG)
- Kinder und ihre Geburtsdaten gehören in den Bogen, weil sich der Beitrag zur Pflegeversicherung nach der Kinderzahl richtet. (§ 55 Abs. 3 SGB XI)
- In Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung und weiteren Branchen ist die Sofortmeldung spätestens am ersten Arbeitstag fällig. Der Bogen muss dort vorher vollständig sein. (§ 28a Abs. 4 SGB IV)
- Die Unterlagen werden auf Deutsch geführt und mindestens bis zum Ende des Jahres nach der nächsten Betriebsprüfung aufbewahrt. (§ 28f Abs. 1 SGB IV)

## Welche Angaben in den Personalfragebogen gehören

Der Bogen hat sieben Teile. Sechs füllt die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter aus, den letzten du. Zu jedem Teil steht die Vorschrift, aus der sich die Angabe ergibt. Felder ohne Pflicht machen die Abrechnung trotzdem einfacher, deshalb sind sie drin.

### 01 Person (neue Person; § 8 Abs. 1 BVV, § 28a Abs. 3 SGB IV)
- Vorname (Pflicht)
- Familienname (Pflicht)
- Geburtsname, falls abweichend: Wird gebraucht, solange die Versicherungsnummer noch auf diesen Namen läuft.
- Geschlecht (Pflicht): männlich, weiblich, divers
- Geburtsdatum (Pflicht)
- Geburtsort (Pflicht): Nötig, wenn noch keine Sozialversicherungsnummer vergeben ist.
- Geburtsland
- Staatsangehörigkeit (Pflicht)
- Telefon oder E-Mail (für Rückfragen)
- Straße und Hausnummer (Pflicht)
- PLZ (Pflicht)
- Ort (Pflicht)

### 02 Aufenthalt und Arbeitserlaubnis (neue Person; § 8 Abs. 1 Nr. 3 BVV)
Nur ausfüllen bei einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz.
- Art des Aufenthaltstitels
- Gültig bis
- Beschäftigung erlaubt bis

### 03 Steuer (neue Person; § 39e EStG)
Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmal ruft der Arbeitgeber elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern ab (ELStAM). Deshalb fragt der Bogen nicht danach.
- Steuerliche Identifikationsnummer (Pflicht): Elf Ziffern. Steht auf dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern und auf jedem Steuerbescheid.
- Diese Stelle ist (Pflicht): Hauptbeschäftigung, Nebenbeschäftigung (Steuerklasse VI)

### 04 Sozialversicherung (neue Person; § 28a SGB IV, § 55 Abs. 3 SGB XI)
- Sozialversicherungsnummer (Pflicht): Zwölf Zeichen, steht auf dem Versicherungsnummernachweis (früher Sozialversicherungsausweis). Noch keine? Dann leer lassen.
- Krankenkasse (Pflicht)
- Krankenversicherung (Pflicht): gesetzlich, privat
- Weitere Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber (Pflicht): Wenn ja: Arbeitgeber und monatlicher Verdienst. Entscheidet über Minijob-Status und Steuerklasse.
- Kinder mit Geburtsdatum: Alle Kinder unter 25. Sind alle Kinder älter, reicht eines. Senkt oder vermeidet den Zuschlag zur Pflegeversicherung. Für Kinder, die nicht in deinen Steuermerkmalen stehen, etwa Stief- oder Pflegekinder, einen Nachweis beilegen.

### 05 Ausbildung (neue Person; § 28a Abs. 3 SGB IV, Tätigkeitsschlüssel der Bundesagentur für Arbeit)
Beide Abschlüsse stecken im Tätigkeitsschlüssel, der mit jeder Meldung übermittelt wird.
- Höchster Schulabschluss (Pflicht): ohne Schulabschluss, Haupt-/Volksschulabschluss, Mittlere Reife oder gleichwertig, Abitur/Fachabitur
- Höchster beruflicher Abschluss (Pflicht): ohne beruflichen Abschluss, anerkannte Berufsausbildung, Meister/Techniker/Fachschule, Bachelor, Diplom/Master/Magister/Staatsexamen, Promotion

### 06 Bankverbindung (neue Person; Arbeitsvertrag)
- IBAN (Pflicht)
- Kontoinhaber, falls abweichend

### 07 Beschäftigung (Arbeitgeber; § 8 Abs. 1 BVV, § 28a SGB IV)
- Betriebsnummer (Pflicht)
- Erster Arbeitstag (Pflicht)
- Befristet bis
- Beschäftigungsart (Pflicht): Vollzeit, Teilzeit, Minijob, kurzfristig, Ausbildung, Werkstudent, Praktikum
- Ausgeübte Tätigkeit (Pflicht)
- Wochenstunden (Pflicht)
- Vergütung brutto (Monat oder Stunde) (Pflicht)
- Die Person ist (Pflicht): Gehört als Statuskennzeichen in die Anmeldung (§ 28a Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 d und e SGB IV).

## Was du nicht fragen darfst

Der Bogen dient der Abrechnung, nicht der Personalauswahl. Fragen ohne Bezug zur Lohnabrechnung oder zu einer gesetzlichen Pflicht gehören nicht hinein. Besonders geschützt sind die Datenkategorien aus Art. 9 DSGVO.

- **Gesundheit:** keine Fragen nach Krankheiten oder Diagnosen. Will jemand eine Schwerbehinderung mitteilen, etwa wegen Zusatzurlaub, geschieht das gesondert und freiwillig.
- **Religion:** gar nicht. Das Kirchensteuermerkmal kommt über ELStAM, nach dem Glauben selbst wird nicht gefragt.
- **Schwangerschaft, Familienplanung, Gewerkschaft, Partei:** gehören nicht in den Bogen.
- **Herkunft:** die Staatsangehörigkeit ja, weil sie in die Meldung gehört. Ethnische Herkunft nein.

## Vier Wege, den Bogen einzusammeln

Wege im Vergleich

| Weg | Für die neue Person | Für dich | Wo es hakt |
| --- | --- | --- | --- |
| Papier | gewohnt | abtippen oder einscannen | Handschrift, leere Felder fallen erst später auf |
| Ausfüllbares PDF | braucht einen Rechner | Datei weiterleiten | kommt oft ausgedruckt und abfotografiert zurück |
| Word-Datei | braucht Word | Datei weiterleiten | Layout verrutscht, Felder werden gelöscht |
| Online, mit Prüfziffern | am Handy, ohne Konto | PDF an den Steuerberater | braucht einen Link oder QR-Code |

Die [Vorlage](https://persobo.de/personalfragebogen/vorlage/) gibt es als ausfüllbares PDF, als Druckfassung und als Word-Datei. Wenn du den Bogen lieber [online ausfüllen lässt](https://persobo.de/personalfragebogen/online-ausfuellen/), bekommt die neue Person einen Link und füllt alles am Handy aus.

## So läuft es online

1. **Bogen anlegen:** Wähle Beschäftigungsart und ersten Arbeitstag, lade den Arbeitsvertrag hoch und trag ein paar Eckdaten ein. Kennt dein Steuerberater die Konditionen schon, sagst du nur das.
2. **Link an die neue Person:** Schick den persönlichen Link per WhatsApp, SMS oder Persobo-Mail oder zeig den QR-Code. Ausgefüllt wird Schritt für Schritt am Handy, ohne Konto, unterschrieben mit dem Finger. Tippfehler in Steuer-ID, SV-Nummer und IBAN fallen sofort auf.
3. **Durchsehen und freigeben:** Du siehst den ganzen Bogen als Vorschau und gibst ihn frei. Stimmt etwas nicht, schickst du eine Rückfrage. Die Angaben der Person ändert nur sie selbst, deine eigenen kannst du anpassen.
4. **PDF an den Steuerberater:** Nach der Freigabe schickst du den Bogen mit einem Klick an deinen Steuerberater. Die Kanzlei bekommt einen persönlichen Link mit Bestätigungscode zu PDF und Anlagen, ein Konto braucht sie nicht.

Kostenlos für bis zu 5 Bögen pro Betriebsnummer und Jahr.

## Wie lange du den Bogen aufbewahrst

Der ausgefüllte Bogen ist Teil der Entgeltunterlagen. Die bewahrst du bis zum Ablauf des Kalenderjahres auf, das auf die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Für das Lohnkonto gilt zusätzlich: sechs Jahre nach der letzten eingetragenen Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 EStG). Vorher vernichten ist riskant.

## Nummern, die du sofort prüfen kannst

Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN aus dem Bogen tragen eine Prüfziffer, deine eigene Betriebsnummer auch. Ein Zahlendreher fällt damit auf, bevor die Lohnabrechnung scheitert. Die Prüfung ist kostenlos, die Nummer wird nicht gespeichert.

- [Steuer-ID prüfen](https://persobo.de/pruefen/steuer-id/)
- [SV-Nummer prüfen](https://persobo.de/pruefen/sv-nummer/)
- [IBAN prüfen](https://persobo.de/pruefen/iban/)
- [Betriebsnummer prüfen](https://persobo.de/pruefen/betriebsnummer/)

> **Minijob, kurzfristig, Werkstudent?:** Für jede Beschäftigungsart kommen eigene Fragen dazu, zum Beispiel weitere Minijobs (Grenze 603 € (ab 1. Januar 2027: 633 €)) oder Vorbeschäftigungen im laufenden Jahr bei kurzfristig Beschäftigten. Die Standardvorlage enthält das Feld „Weitere Beschäftigung“, das die wichtigsten Fälle abdeckt.

## Häufige Fragen

### Ist ein Personalfragebogen gesetzlich vorgeschrieben?
Das Formular nicht, der Inhalt schon. § 8 Abs. 1 der Beitragsverfahrensverordnung legt fest, welche Angaben in die Entgeltunterlagen gehören, § 39e EStG, was dir die neue Person für die Lohnsteuer mitteilen muss. Der Personalfragebogen ist der übliche Weg, das einzusammeln. Wie er aussieht und ob er auf Papier oder online ausgefüllt wird, ist dir überlassen.

### Wer füllt den Personalfragebogen aus?
Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter füllt die persönlichen Angaben aus: Person, Steuer, Sozialversicherung, Ausbildung und Bankverbindung. Den Teil zur Beschäftigung, also Betriebsnummer, ersten Arbeitstag, Beschäftigungsart, Tätigkeit, Stunden und Vergütung, ergänzt du als Arbeitgeber. Danach geht der Bogen an deinen Steuerberater oder an die Lohnabrechnung.

### Muss der Personalfragebogen unterschrieben werden?
Eine Unterschrift verlangt keine der genannten Vorschriften. Sie ist trotzdem sinnvoll: Mit ihr bestätigt die Person, dass ihre Angaben stimmen und dass sie Änderungen meldet, etwa einen weiteren Minijob. Ob auf Papier oder mit dem Finger am Handy unterschrieben wird, spielt dafür keine Rolle, solange du den Bogen aufbewahrst.

### Was passiert, wenn die neue Person noch keine Sozialversicherungsnummer hat?
Dann bleibt das Feld leer, und Geburtsname, Geburtsort und Anschrift werden umso wichtiger. Mit diesen Angaben vergibt die Rentenversicherung die Nummer über die erste Meldung. In Branchen mit Sofortmeldung gehören Tag und Ort der Geburt und die Anschrift ausdrücklich in die Meldung, wenn die Nummer fehlt (§ 28a Abs. 4 SGB IV).

### Darf ich nach der Religion fragen?
Nein. Das Kirchensteuermerkmal ruft der Arbeitgeber elektronisch über ELStAM ab, zusammen mit Steuerklasse und Kinderfreibeträgen. Deshalb fragt der Bogen nicht danach. Fragen nach dem Glauben selbst oder nach anderen besonderen Datenkategorien aus Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheit oder Gewerkschaft, gehören nicht hinein.

### Warum fragt der Bogen nach Kindern?
Weil der Beitrag zur Pflegeversicherung davon abhängt. Kinderlose ab 23 Jahren zahlen 0,6 Beitragssatzpunkte mehr, Eltern ab dem zweiten bis zum fünften Kind unter 25 Jahren je 0,25 Punkte weniger (§ 55 Abs. 3 SGB XI). Ohne Angabe und Nachweis rechnet die Lohnabrechnung mit dem Zuschlag für Kinderlose.

### Wie lange muss ich den Personalfragebogen aufbewahren?
Mindestens bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die nächste Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Weil Angaben aus dem Bogen auch ins Lohnkonto einfließen, rechnen viele Betriebe sicherheitshalber mit sechs Jahren nach der letzten Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 EStG).

### Gibt es den Personalfragebogen in anderen Sprachen?
Die Entgeltunterlagen werden auf Deutsch geführt (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Für neue Mitarbeiter mit anderer Muttersprache helfen zweisprachige Bögen, bei denen jede Frage auch übersetzt dasteht und die Antworten in die deutschen Felder kommen. Diese Fassungen sind in Arbeit und erscheinen erst, wenn eine Muttersprachlerin oder ein Muttersprachler die Übersetzung geprüft hat.

## Quellen
- § 8 Abs. 1 Beitragsverfahrensverordnung (BVV): https://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html (geprüft 2026-10-20)
- § 8 Abs. 1 Nr. 3 BVV: https://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html (geprüft 2026-10-20)
- § 39e Abs. 4 Satz 1 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__39e.html (geprüft 2026-10-20)
- § 39e Abs. 2 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__39e.html (geprüft 2026-10-20)
- § 28a Abs. 3 SGB IV: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html (geprüft 2026-10-20)
- § 28a Abs. 4 SGB IV: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html (geprüft 2026-10-20)
- § 55 Abs. 3 SGB XI: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_11/__55.html (geprüft 2026-10-20)
- § 28f Abs. 1 SGB IV: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28f.html (geprüft 2026-10-20)
- § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__41.html (geprüft 2026-10-20)
- Art. 9 DSGVO: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679 (geprüft 2026-10-20)
- Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679 (geprüft 2026-10-20)
- § 8 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 1a SGB IV: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__8.html (geprüft 2026-10-20)