# Personalfragebogen-Vorlage 2026/2027: PDF und Word, kostenlos

Quelle: https://persobo.de/personalfragebogen/vorlage/ · Stand 24. Oktober 2026 · Herausgeber: Kleymann Digital Solutions UG (haftungsbeschränkt) (Persobo)

## Kurz beantwortet
Die Persobo-Vorlage ist ein Personalfragebogen, auch Personalbogen genannt, mit allen Angaben für Lohnabrechnung, Lohnsteuer und Sozialversicherung. Es gibt sie als ausfüllbares PDF, Druckfassung und Word-Datei, zusätzlich in 13 Fassungen für Beschäftigungsarten wie Minijob oder Azubi und für Branchen wie Bau oder Gastronomie. Die Fassung 2026/2027 gilt auch ab 1. Januar 2027. Kostenlos, ohne E-Mail-Adresse.

## Das Wichtigste
- Die Vorlage deckt die Angaben aus § 8 Abs. 1 BVV und die Mitteilungspflichten aus § 39e Abs. 4 EStG ab. (§ 8 Abs. 1 Beitragsverfahrensverordnung (BVV))
- Der Datenschutzhinweis im Bogen nennt Zweck und Rechtsgrundlage, wie es Art. 13 DSGVO bei der Erhebung verlangt. (Art. 13 DSGVO)
- Nach Gesundheit, Glauben oder Gewerkschaft fragt die Vorlage nicht. Steuerklasse und Kirchensteuermerkmal kommen über ELStAM und stehen deshalb nicht drin. (Art. 9 DSGVO)

## Downloads
- [Ausfüllbares PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen.pdf): Am Rechner ausfüllen, speichern, weiterleiten.
- [Druckfassung](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-druck.pdf): Mit Schreiblinien, zum Ausfüllen per Hand.
- [Word-Datei](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen.docx): Zum Anpassen mit Logo und eigenen Fragen.

## Varianten nach Beschäftigungsart und Branche

Der Standardbogen passt für jede Anstellung. Acht Fassungen für Beschäftigungsarten ergänzen die Fragen, die dort zählen, etwa weitere Minijobs und die Befreiung von der Rentenversicherung, Vorbeschäftigungen im Kalenderjahr oder die Immatrikulation. Vier Branchenfassungen haben Sofortmeldung und Ausweispflicht im Bogen, die Fassung für die Landwirtschaft die Grenze von 15 Wochen oder 90 Arbeitstagen für Saisonkräfte. Jede Fassung gibt es als ausfüllbares PDF, als Druckfassung und als Word-Datei.

- **Personalfragebogen 2026/2027** (Voll- und Teilzeit, jede Beschäftigungsart): Der Grundbogen mit allen Angaben für Anmeldung, Lohnsteuer und Sozialversicherung. Passt für jede Anstellung. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen.docx)
- **Personalfragebogen Minijob 2026/2027** (Geringfügig Beschäftigte): Fragt nach Hauptbeschäftigung und weiteren Minijobs, damit du die Grenze von 603 € (ab 1. Januar 2027: 633 €) im Monat prüfen kannst, nach der Befreiung von der Rentenversicherung und im Arbeitgeber-Teil nach Pauschsteuer oder ELStAM. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-minijob.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-minijob-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-minijob.docx)
- **Personalfragebogen kurzfristige Beschäftigung 2026/2027** (Saison- und Aushilfskräfte, höchstens 3 Monate oder 70 Arbeitstage): Fragt nach Zeitraum, allen Vorbeschäftigungen im Kalenderjahr und dem aktuellen Status, damit du die 70-Tage-Grenze und die Berufsmäßigkeit belegen kannst. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-kurzfristig-beschaeftigte.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-kurzfristig-beschaeftigte-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-kurzfristig-beschaeftigte.docx)
- **Personalfragebogen Werkstudent 2026/2027** (Studierende neben dem Studium): Fragt nach Hochschule, Studiengang, Immatrikulation und voraussichtlichem Studienende, denn das Werkstudentenprivileg gilt nur mit gültiger Immatrikulation. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-werkstudent.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-werkstudent-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-werkstudent.docx)
- **Personalfragebogen Auszubildende 2026/2027** (Ausbildungsverhältnisse): Mit Ausbildungsberuf, Beginn, Ende und Vergütung. Bei höchstens 325 € im Monat zahlt der Arbeitgeber die Sozialversicherung allein. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-azubi.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-azubi-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-azubi.docx)
- **Personalfragebogen Praktikum 2026/2027** (Pflicht- und freiwillige Praktika): Fragt, ob das Praktikum von Schul-, Studien- oder Prüfungsordnung vorgeschrieben ist. Davon hängen Sozialversicherung und Mindestlohn ab. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-praktikum.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-praktikum-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-praktikum.docx)
- **Personalfragebogen Midijob 2026/2027** (Verdienst im Übergangsbereich): Fragt nach allen weiteren Beschäftigungen mit Verdienst, weil sie für den Übergangsbereich von 603,01 € (ab 1. Januar 2027: 633,01 €) bis 2.000 € zusammenzählen. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-midijob.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-midijob-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-midijob.docx)
- **Personalfragebogen Rentner 2026/2027** (Beschäftigte mit Rente oder ab der Regelaltersgrenze): Fragt nach Rentenart und Rentenbeginn; ob die Regelaltersgrenze erreicht ist, ergibt sich aus dem Geburtsdatum. Davon hängen Beiträge und die steuerfreie Aktivrente bis 24.000 € im Jahr ab. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-rentner.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-rentner-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-rentner.docx)
- **Personalfragebogen Schüler und Ferienjob 2026/2027** (Schülerinnen und Schüler, auch unter 18): Mit Schule, Ferienzeitraum und weiteren Ferienjobs im Jahr, dazu die Unterschrift der Eltern bei Minderjährigen und der Hinweis auf vier Wochen nach § 5 Abs. 4 JArbSchG. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-schueler-ferienjob.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-schueler-ferienjob-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-schueler-ferienjob.docx)
- **Personalfragebogen Bau 2026/2027** (Baugewerbe mit Sofortmeldung und SOKA-BAU): Mit Sofortmeldung, Ausweis-Hinweis, Arbeitnehmernummer der SOKA-BAU und „im Baugewerbe tätig seit“, das die Sozialkasse für den Urlaubsanspruch braucht. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-bau.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-bau-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-bau.docx)
- **Personalfragebogen Gastronomie 2026/2027** (Gaststätten und Beherbergung mit Sofortmeldung): Mit Sofortmeldung, Ausweis-Hinweis und dem Datum der Belehrung nach § 43 IfSG für alle, die mit Lebensmitteln arbeiten. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-gastronomie.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-gastronomie-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-gastronomie.docx)
- **Personalfragebogen Gebäudereinigung 2026/2027** (Reinigungsbetriebe mit Sofortmeldung): Mit Sofortmeldung, Ausweis-Hinweis und dem Einsatzort, damit bei einer Kontrolle im Objekt klar ist, wer wo arbeitet. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-reinigung.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-reinigung-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-reinigung.docx)
- **Personalfragebogen Friseur und Kosmetik 2026/2027** (Salons, seit 2026 mit Sofortmeldung): Seit 2026 gilt auch hier die Sofortmeldung. Der Bogen hat Meldedatum, Ausweis-Hinweis und fragt nach Gesellen- oder Meisterbrief. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-friseur-kosmetik.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-friseur-kosmetik-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-friseur-kosmetik.docx)
- **Personalfragebogen Landwirtschaft 2026/2027** (Saisonkräfte, bis 15 Wochen oder 90 Arbeitstage): Für Saisonkräfte mit der Grenze von 15 Wochen oder 90 Arbeitstagen, allen Vorbeschäftigungen im Jahr und der Absicherung im Krankheitsfall, die du mit der Anmeldung angibst. [PDF](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-landwirtschaft.pdf) · [Druck](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-landwirtschaft-druck.pdf) · [Word](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-landwirtschaft.docx)
- [Ausgefülltes Muster](https://persobo.de/downloads/personalfragebogen-muster.pdf): So sieht ein vollständig ausgefüllter Bogen aus. Mit Beispielwerten.

## Was in der Vorlage steht

Sieben Teile auf zwei A4-Seiten: Person, Aufenthalt, Steuer, Sozialversicherung, Ausbildung, Bankverbindung und der Teil für dich als Arbeitgeber. Dazu Erklärung, Datenschutzhinweis und Unterschrift. Welche Vorschrift hinter welchem Feld steht, steht auf der Seite [Personalfragebogen](https://persobo.de/personalfragebogen/#pflichtangaben).

### 01 Person (neue Person; § 8 Abs. 1 BVV, § 28a Abs. 3 SGB IV)
- Vorname (Pflicht)
- Familienname (Pflicht)
- Geburtsname, falls abweichend: Wird gebraucht, solange die Versicherungsnummer noch auf diesen Namen läuft.
- Geschlecht (Pflicht): männlich, weiblich, divers
- Geburtsdatum (Pflicht)
- Geburtsort (Pflicht): Nötig, wenn noch keine Sozialversicherungsnummer vergeben ist.
- Geburtsland
- Staatsangehörigkeit (Pflicht)
- Telefon oder E-Mail (für Rückfragen)
- Straße und Hausnummer (Pflicht)
- PLZ (Pflicht)
- Ort (Pflicht)

### 02 Aufenthalt und Arbeitserlaubnis (neue Person; § 8 Abs. 1 Nr. 3 BVV)
Nur ausfüllen bei einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz.
- Art des Aufenthaltstitels
- Gültig bis
- Beschäftigung erlaubt bis

### 03 Steuer (neue Person; § 39e EStG)
Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmal ruft der Arbeitgeber elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern ab (ELStAM). Deshalb fragt der Bogen nicht danach.
- Steuerliche Identifikationsnummer (Pflicht): Elf Ziffern. Steht auf dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern und auf jedem Steuerbescheid.
- Diese Stelle ist (Pflicht): Hauptbeschäftigung, Nebenbeschäftigung (Steuerklasse VI)

### 04 Sozialversicherung (neue Person; § 28a SGB IV, § 55 Abs. 3 SGB XI)
- Sozialversicherungsnummer (Pflicht): Zwölf Zeichen, steht auf dem Versicherungsnummernachweis (früher Sozialversicherungsausweis). Noch keine? Dann leer lassen.
- Krankenkasse (Pflicht)
- Krankenversicherung (Pflicht): gesetzlich, privat
- Weitere Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber (Pflicht): Wenn ja: Arbeitgeber und monatlicher Verdienst. Entscheidet über Minijob-Status und Steuerklasse.
- Kinder mit Geburtsdatum: Alle Kinder unter 25. Sind alle Kinder älter, reicht eines. Senkt oder vermeidet den Zuschlag zur Pflegeversicherung. Für Kinder, die nicht in deinen Steuermerkmalen stehen, etwa Stief- oder Pflegekinder, einen Nachweis beilegen.

### 05 Ausbildung (neue Person; § 28a Abs. 3 SGB IV, Tätigkeitsschlüssel der Bundesagentur für Arbeit)
Beide Abschlüsse stecken im Tätigkeitsschlüssel, der mit jeder Meldung übermittelt wird.
- Höchster Schulabschluss (Pflicht): ohne Schulabschluss, Haupt-/Volksschulabschluss, Mittlere Reife oder gleichwertig, Abitur/Fachabitur
- Höchster beruflicher Abschluss (Pflicht): ohne beruflichen Abschluss, anerkannte Berufsausbildung, Meister/Techniker/Fachschule, Bachelor, Diplom/Master/Magister/Staatsexamen, Promotion

### 06 Bankverbindung (neue Person; Arbeitsvertrag)
- IBAN (Pflicht)
- Kontoinhaber, falls abweichend

### 07 Beschäftigung (Arbeitgeber; § 8 Abs. 1 BVV, § 28a SGB IV)
- Betriebsnummer (Pflicht)
- Erster Arbeitstag (Pflicht)
- Befristet bis
- Beschäftigungsart (Pflicht): Vollzeit, Teilzeit, Minijob, kurzfristig, Ausbildung, Werkstudent, Praktikum
- Ausgeübte Tätigkeit (Pflicht)
- Wochenstunden (Pflicht)
- Vergütung brutto (Monat oder Stunde) (Pflicht)
- Die Person ist (Pflicht): Gehört als Statuskennzeichen in die Anmeldung (§ 28a Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 d und e SGB IV).

## So füllst du die Vorlage richtig aus

1. Trag Betriebsnummer, ersten Arbeitstag und Beschäftigungsart im Teil „Beschäftigung“ selbst ein, bevor du den Bogen weitergibst. Dann weiß die neue Person, worum es geht.
2. Gib den Bogen vor dem ersten Arbeitstag heraus. In Branchen mit Sofortmeldung muss er am ersten Tag vollständig sein.
3. Bitte darum, den Versicherungsnummernachweis (früher Sozialversicherungsausweis) und das Schreiben mit der Steuer-ID danebenzulegen. Die meisten Fehler sind Zahlendreher.
4. Prüf Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN mit den [Prüf-Tools](https://persobo.de/pruefen/), bevor der Bogen zum Steuerberater geht.
5. Leg den unterschriebenen Bogen zu den Entgeltunterlagen und schick eine Kopie an deinen Steuerberater.

> **Datei im Browser öffnen?:** Manche Browser zeigen ausfüllbare PDFs ohne Felder an. Speichere die Datei und öffne sie mit einem PDF-Programm, dann lassen sich alle Felder ausfüllen und das Ergebnis speichern.

## PDF, Druck oder Word: was passt?

| Format | Gut, wenn | Achte auf |
| --- | --- | --- |
| Ausfüllbares PDF | die neue Person am Rechner ausfüllt | speichern statt nur im Browser ansehen |
| Druckfassung | auf Papier ausgefüllt wird | leserlich in Druckbuchstaben schreiben lassen |
| Word | du Felder ergänzen oder dein Logo einfügen willst | keine Pflichtfelder löschen |

## Häufige Fragen

### Ist die Vorlage wirklich kostenlos?
Ja. PDF, Druckfassung und Word-Datei lädst du ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter und darfst sie im eigenen Betrieb so oft verwenden, wie du willst. Es gibt keine Testphase und keine Bezahlversion der Vorlage.

### Kann ich die Vorlage an meinen Betrieb anpassen?
Ja, dafür ist die Word-Datei da. Du kannst Logo, Firmenname und eigene Fragen ergänzen, etwa zu Arbeitskleidung oder Führerschein. Lösche aber keine Felder aus den Teilen Person, Steuer und Sozialversicherung, sonst fehlt deinem Steuerberater etwas für die Anmeldung.

### Darf die neue Person das PDF am Handy ausfüllen?
Das klappt mit manchen PDF-Apps, ist aber mühsam: kleine Felder, Zoomen, Speichern. Für das Handy ist der Online-Weg gedacht, bei dem jede Frage einzeln kommt und Tippfehler in den Nummern sofort auffallen. Am Ende bekommst du daraus ein fertiges PDF.

### Ist die Vorlage für Minijob und Aushilfen geeignet?
Ja. Für Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Midijob, Auszubildende, Werkstudenten, Praktikum, Rentner und Ferienjobs gibt es eigene Fassungen auf dieser Seite. Die Minijob-Fassung fragt zusätzlich nach Hauptbeschäftigung, weiteren Minijobs und der Befreiung von der Rentenversicherung, die kurzfristige nach allen Vorbeschäftigungen im Kalenderjahr.

### Welche Vorlage brauche ich für Bau, Gastronomie oder Reinigung?
Nimm die Branchenfassung. In Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung sowie Friseur und Kosmetik gilt die Sofortmeldung: Die Anmeldung muss spätestens bei Arbeitsaufnahme raus sein (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Der Bogen hat dafür das Meldedatum und den Hinweis, dass die neue Person bei der Arbeit einen Ausweis dabeihaben muss. Die Bau-Fassung fragt zusätzlich nach der SOKA-BAU-Nummer.

### Wie lange bewahre ich den ausgefüllten Bogen auf?
Er gehört zu den Entgeltunterlagen und bleibt mindestens bis zum Ende des Kalenderjahres nach der nächsten Betriebsprüfung im Ordner (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Für Angaben, die ins Lohnkonto einfließen, gelten sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 EStG).

## Quellen
- § 8 Abs. 1 Beitragsverfahrensverordnung (BVV): https://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html (geprüft 2026-10-20)
- § 39e Abs. 4 Satz 1 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__39e.html (geprüft 2026-10-20)
- Art. 13 DSGVO: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679 (geprüft 2026-10-20)
- Art. 9 DSGVO: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679 (geprüft 2026-10-20)
- § 28f Abs. 1 SGB IV: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28f.html (geprüft 2026-10-20)
- § 8 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 1a SGB IV: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__8.html (geprüft 2026-10-20)
- § 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__8.html (geprüft 2026-10-20)
- § 28a Abs. 4 SGB IV: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html (geprüft 2026-10-20)