# Personalfragebogen von DATEV: Fassungen, Angaben und Wege

Quelle: https://persobo.de/ratgeber/datev-personalfragebogen/ · Stand 24. Oktober 2026 · Herausgeber: Kleymann Digital Solutions UG (haftungsbeschränkt) (Persobo)

## Kurz beantwortet
Der DATEV-Personalfragebogen ist ein Musterformular der DATEV eG, mit dem Kanzleien die Stammdaten neuer Mitarbeiter für DATEV LODAS und DATEV Lohn und Gehalt vorerfassen. DATEV bietet ihn als Excel-Datei mit Makros und als Word-Datei an. Die PDFs im Netz sind Kanzlei-Fassungen in sehr unterschiedlichen Ständen. Für die Abrechnung zählen die Angaben, nicht das Formular.

## Das Wichtigste
- DATEV stellt die Muster als Excel (xlsm) und Word (docx) bereit, für neue Mitarbeiter, Minijob und Auszubildende, ausgewählte auch deutsch-englisch. (DATEV-Hilfe Dok.-Nr. 1035006)
- Ein bestimmtes Formular schreibt das Gesetz nicht vor. Vorgeschrieben sind die Angaben in den Entgeltunterlagen. (§ 8 Abs. 1 Beitragsverfahrensverordnung (BVV))
- Den Online-Bogen von DATEV gibt es nur, wenn du über DATEV Unternehmen online mit deiner Kanzlei arbeitest. DATEV Personaldaten endet am 31.12.2026, die Funktion zieht in DATEV Personal um. (DATEV-Hilfe Dok.-Nr. 1018407, 1029074)

## Was hinter dem DATEV-Personalfragebogen steckt

Viele Steuerkanzleien rechnen Löhne mit Software der DATEV eG ab, mit **DATEV LODAS** oder **DATEV Lohn und Gehalt**. Für neue Mitarbeiter stellt DATEV den Kanzleien Musterbögen bereit, die alle Personaldaten für die Lohnabrechnung geordnet abfragen. Viele Kanzleien geben diese Muster an ihre Mandanten weiter. Daher der Satz, der auf vielen Kanzlei-PDFs steht: „Dieser Personalfragebogen dient zur Vorerfassung von Personaldaten für das DATEV-Lohnabrechnungsprogramm.“

Wichtig für dich als Arbeitgeber: Ein Pflichtformular ist das nicht. Das Gesetz verlangt bestimmte Angaben in den Entgeltunterlagen, aber kein bestimmtes Papier. Wenn deine Kanzlei dir ihren Bogen schickt, nimm den. Wenn nicht, tut es jeder Bogen, der dieselben Angaben vollständig abfragt.

## Welche Fassungen DATEV selbst anbietet

Muster laut DATEV-Hilfe-Dokument 1035006, Stand der Prüfung 20.10.2026

| Bogen | Format | Stand |
| --- | --- | --- |
| Neue Mitarbeiter | Excel mit Makros (xlsm), auch deutsch-englisch | 03/2026 |
| Minijob | Excel mit Makros (xlsm), auch deutsch-englisch | 03/2026 |
| Auszubildende | Excel mit Makros (xlsm), auch deutsch-englisch | 03/2026 |
| Neue Mitarbeiter, auch für Auszubildende | Word (docx), auch englisch | 12/2025 |
| Minijob oder kurzfristig Beschäftigte | Word (docx), auch englisch | 12/2025 |
| Kündigung | Word (docx) | 12/2025 |

Ein PDF ist nicht dabei. Die PDFs, die bei der Suche nach „Personalfragebogen DATEV“ oben stehen, sind meist Word-Muster, die Kanzleien angepasst und als PDF gespeichert haben. Die Word-Fassung darf jede Kanzlei auf ihrer Website veröffentlichen, muss die Aktualität aber selbst prüfen. Deshalb findest du dieselben Bögen mit Ständen von 2019 bis heute, teils noch mit der Minijob-Grenze von 450 €, die seit Oktober 2022 nicht mehr gilt. Schau vor dem Ausfüllen immer auf den Stand in der Fußzeile.

Für Werkstudenten, Midijobs oder Rentner führt das DATEV-Dokument kein eigenes Muster. Diese Fälle laufen über den Bogen für neue Mitarbeiter, die Besonderheiten klärt die Kanzlei bei der Erfassung.

## Welche Angaben die Lohnabrechnung wirklich braucht

Egal ob DATEV-Muster, Kanzlei-PDF oder [Persobo-Vorlage](https://persobo.de/personalfragebogen/vorlage/): Für die Anmeldung zur Sozialversicherung und den Lohnsteuerabzug braucht deine Kanzlei immer denselben Kern. Fehlt eines davon, gibt es eine Rückfrage, und die Anmeldung wartet.

- **Person:** Vor- und Familienname, Geburtsname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift.
- **Steuer:** steuerliche Identifikationsnummer und ob die Stelle Haupt- oder Nebenbeschäftigung ist. Steuerklasse und Kirchensteuermerkmal ruft der Arbeitgeber elektronisch ab.
- **Sozialversicherung:** Versicherungsnummer, Krankenkasse, gesetzlich oder privat versichert, weitere Beschäftigungen und Kinder (wegen des Beitrags zur Pflegeversicherung).
- **Ausbildung:** höchster Schul- und Berufsabschluss. Beides steckt im Tätigkeitsschlüssel jeder Meldung.
- **Bank:** IBAN für die Lohnzahlung.
- **Dein Teil:** Betriebsnummer, erster Arbeitstag, Befristung, Beschäftigungsart, Tätigkeit, Wochenstunden und Vergütung.

Welche Vorschrift hinter welchem Feld steht, steht auf der Seite [Personalfragebogen](https://persobo.de/personalfragebogen/#pflichtangaben). Manche Kanzlei-Bögen fragen im Arbeitgeberteil auch nach Schlüsseln wie der Personengruppe. Kennst du den Schlüssel nicht, lass das Feld frei und frag deine Kanzlei.

### Die grau hinterlegten Felder

Viele Kanzlei-PDFs nach DATEV-Muster tragen den Hinweis „grau hinterlegte Felder sind vom Arbeitgeber auszufüllen“. Gemeint ist vor allem der Teil zur Beschäftigung: Eintritt, Tätigkeit, Arbeitszeit, Urlaub, Kostenstelle und Personengruppe. Füll diese Felder aus, bevor du den Bogen an die neue Person gibst. Dann weiß sie, worum es geht, und du vergisst nichts.

## Vier Wege, den Bogen zu übergeben

| Weg | Was du brauchst | Haken |
| --- | --- | --- |
| PDF oder Papier | einen Drucker oder ein PDF-Programm | Handschrift und Zahlendreher, die Kanzlei tippt alles ab |
| Excel-Muster von DATEV | Excel ab 2010 mit erlaubten Makros | Sicherheitswarnungen, am Handy kaum nutzbar |
| Online-Bogen in DATEV | Zugang zu DATEV Unternehmen online, SmartCard oder SmartLogin | nur, wenn deine Kanzlei es für dich eingerichtet hat |
| Online-Bogen per Link ohne Login | nur die Handynummer oder E-Mail der neuen Person | Tippfehler in Steuer-ID, SV-Nummer und IBAN fallen sofort auf, am Ende steht ein PDF für die Kanzlei. |

Die Excel-Muster können eine Exportdatei für den Stammdatenimport in die DATEV-Lohnprogramme erzeugen. DATEV selbst schreibt dazu, dass diese Datei nicht alle Angaben enthält und der ausgefüllte Bogen zusätzlich an die Kanzlei gehen soll. Den Bogen schickst du also in jedem Fall mit.

Den Online-Bogen von DATEV verschickt der Arbeitgeber aus dem Programm als Link per E-Mail. Der Link gilt 14 Tage, die neue Person kann den Bogen nur einmal ausfüllen, eine spätere Korrektur durch sie ist nicht möglich. Das lohnt sich, wenn du ohnehin über DATEV Unternehmen online mit deiner Kanzlei arbeitest. Ein eigener Zugang nur für den Personalfragebogen ist dagegen viel Einrichtung.

> **Umstellung bei DATEV zum Jahresende:** DATEV stellt das Produkt DATEV Personaldaten zum 31.12.2026 ein. Mitarbeiteranlage und Personalfragebogen sind seit dem 7. Oktober 2026 in DATEV Personal verfügbar. Arbeitest du schon mit dem Online-Bogen, frag deine Kanzlei, ab wann sie auf DATEV Personal umstellt.

## Ohne DATEV-Zugang: der Persobo-Bogen

Persobo ist kein DATEV-Formular und kein DATEV-Produkt. Der [Persobo-Personalfragebogen](https://persobo.de/personalfragebogen/) fragt aber dieselben Pflichtangaben ab wie oben aufgezählt und nennt zu jedem Abschnitt die Vorschrift dahinter. Du lädst ihn als [PDF oder Word-Datei](https://persobo.de/personalfragebogen/vorlage/) herunter, ohne E-Mail-Adresse, oder lässt ihn [online per Link ausfüllen](https://persobo.de/personalfragebogen/online-ausfuellen/), ohne Konto für die neue Person.

Eine Importdatei für DATEV erzeugt Persobo nicht. Deine Kanzlei bekommt den ausgefüllten Bogen als PDF und überträgt die Angaben in ihr Lohnprogramm, genau wie bei einem Kanzlei-PDF. Arbeitet deine Kanzlei mit einem eigenen Bogen, frag kurz nach, ob ihr der Persobo-Bogen reicht.

## So gehst du vor

1. Frag deine Kanzlei, welchen Bogen und welchen Weg sie will. Hat sie dich bei DATEV Unternehmen online eingerichtet, nimm den Online-Bogen dort.
2. Hat sie keinen eigenen Bogen, nimm eine aktuelle Vorlage und prüf den Stand in der Fußzeile.
3. Füll deinen Teil aus: Betriebsnummer, erster Arbeitstag, Beschäftigungsart, Tätigkeit, Stunden, Vergütung.
4. Gib den Bogen vor dem ersten Arbeitstag heraus, zusammen mit der Datenschutz-Information nach Art. 13 DSGVO.
5. Prüf Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN mit den [Prüf-Tools](https://persobo.de/pruefen/), bevor der Bogen zur Kanzlei geht.

> **Markenhinweis:** DATEV, DATEV LODAS, DATEV Lohn und Gehalt, DATEV Unternehmen online, DATEV Personaldaten und DATEV Personal sind Marken der DATEV eG. Persobo steht in keiner Partnerschaft mit der DATEV eG und ist von ihr weder geprüft noch zertifiziert. Die Namen stehen hier nur, um die Formulare zu beschreiben.

## Häufige Fragen

### Wo finde ich den DATEV-Personalfragebogen als PDF?
DATEV selbst bietet die Muster als Excel- und Word-Datei an, nicht als PDF. Die Dateien liegen im DATEV-Hilfe-Dokument 1035006. Die PDFs im Netz stammen von Steuerkanzleien und haben unterschiedliche Stände, manche von 2019. Frag am besten deine eigene Kanzlei nach ihrer aktuellen Fassung oder nimm eine aktuelle Vorlage mit denselben Angaben.

### Gibt es den DATEV-Personalfragebogen als Word-Datei?
Ja. DATEV bietet Word-Fassungen für neue Mitarbeiter, auch für Auszubildende, für Minijob oder kurzfristig Beschäftigte und für Kündigungen an, Stand 12/2025. Die Word-Dateien lassen sich frei verändern, deshalb sieht jede Kanzlei-Fassung etwas anders aus. Die Aktualität muss prüfen, wer die Datei veröffentlicht.

### Gibt es den DATEV-Bogen für Minijob, Azubis und Werkstudenten?
Für Minijob und Auszubildende gibt es eigene Excel-Bögen, als Word-Datei einen gemeinsamen Bogen für Minijob und kurzfristig Beschäftigte. Für Werkstudenten führt DATEV im Download-Dokument keine eigene Fassung. Sie füllen den Bogen für neue Mitarbeiter aus und legen die Immatrikulationsbescheinigung dazu.

### Was bedeuten die grau hinterlegten Felder im Personalfragebogen?
Auf vielen Kanzlei-PDFs nach DATEV-Muster steht „grau hinterlegte Felder sind vom Arbeitgeber auszufüllen“. Das ist vor allem der Teil zur Beschäftigung: Eintritt, Tätigkeit, Arbeitszeit, Urlaub und Personengruppe. Trag ihn ein, bevor du den Bogen weitergibst. Die übrigen Felder zu Person, Steuer, Versicherung und Bank füllt die neue Person aus.

### Kann mein neuer Mitarbeiter den DATEV-Bogen online ausfüllen?
Ja, wenn du über DATEV Unternehmen online mit deiner Kanzlei arbeitest. Dann schickst du aus dem Programm einen Link per E-Mail, der 14 Tage gilt. Ohne diesen Zugang geht es nicht. DATEV Personaldaten endet am 31.12.2026, die Funktion steckt seit Oktober 2026 in DATEV Personal.

### Gibt es den DATEV-Personalfragebogen auf Polnisch oder Türkisch?
Nein. DATEV bietet ausgewählte Bögen nur deutsch-englisch an, den Online-Bogen auf Deutsch oder Englisch. Für andere Sprachen gibt es kein DATEV-Muster. Die Entgeltunterlagen werden ohnehin auf Deutsch geführt. Hilfreich sind zweisprachige Bögen, bei denen die Frage übersetzt dasteht und die Antwort ins deutsche Feld kommt.

### Kann meine Kanzlei den Persobo-Bogen in DATEV importieren?
Nein, eine Importdatei für DATEV erzeugt Persobo nicht. Deine Kanzlei bekommt den ausgefüllten Bogen als PDF und überträgt die Angaben ins Lohnprogramm, so wie bei jedem Kanzlei-PDF auch. Der Bogen fragt dafür alle Pflichtangaben ab, die eine Lohnabrechnung braucht, und nennt zu jedem Abschnitt die Vorschrift.

## Quellen
- DATEV-Hilfe Dok.-Nr. 1035006: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1035006 (geprüft 2026-10-20)
- DATEV-Hilfe Dok.-Nr. 1035006: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1035006 (geprüft 2026-10-20)
- DATEV-Hilfe Dok.-Nr. 1018407, 1018410: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1018407 (geprüft 2026-10-20)
- DATEV-Hilfe Dok.-Nr. 1018407, 1029074: https://wissensplattform.apps.datev.de/help/document/1029074 (geprüft 2026-10-20)
- § 8 Abs. 1 Beitragsverfahrensverordnung (BVV): https://www.gesetze-im-internet.de/beitrvv/__8.html (geprüft 2026-10-20)
- § 39e Abs. 4 Satz 1 EStG: https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__39e.html (geprüft 2026-10-20)
- § 28a Abs. 3 SGB IV: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html (geprüft 2026-10-20)
- § 55 Abs. 3 SGB XI: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_11/__55.html (geprüft 2026-10-20)
- Art. 13 DSGVO: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/DE/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679 (geprüft 2026-10-20)
- § 28f Abs. 1 SGB IV: https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28f.html (geprüft 2026-10-20)