Datenschutzerklärung für die Persobo-App (app.persobo.de)

Fassung app-2026-11, Stand 26.10.2026

1. Wer wir sind und wofür wir verantwortlich sind

Persobo ist ein Dienst der Kleymann Digital Solutions UG (haftungsbeschränkt), Wendenstraße 459, 20537 Hamburg, E-Mail: datenschutz@persobo.de („wir“). Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt.

Bei Persobo gibt es zwei Arten von Daten:

Was die Kanzlei nach dem Abruf eines Bogens bei sich speichert, verantwortet die Kanzlei.

2. Anlegen eines Bogens und Arbeitgeber-Zentrale

Einen Bogen legst du ohne Konto an. Dafür verarbeiten wir:

3. Cookie und Speicherung im Browser

Geräte-Cookie persobo_device. Damit nur berechtigte Geräte einen Bogen öffnen, setzen wir ein einziges Cookie. Es enthält eine Zufallskennung; wir speichern davon nur einen Hashwert. Welche Bögen ein Gerät öffnen darf, steht nur auf unserem Server. Das Cookie ist für Skripte nicht lesbar, wird nur über HTTPS gesendet und läuft nach 60 Tagen ab. Den zugehörigen Eintrag auf unserem Server löschen wir nach 90 Tagen ohne Nutzung. Das Cookie ist für den von dir gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist bei Arbeitgebern Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Mitarbeitenden und Kanzleien Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse: Schutz der Bogendaten vor Unbefugten).

Kanzlei-Adresse merken. Wenn du beim Senden an die Kanzlei „Adresse in diesem Browser merken“ ankreuzt, speichert dein Browser die Adresse nur lokal. Wir erhalten davon nichts. Entfernst du das Häkchen, wird sie gelöscht (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Reichweitenmessung auf der Startseite. Nur auf der Seite „Bogen anlegen“ zählen wir mit unserem eigenen, cookielosen Zählskript Seitenaufrufe, Herkunft (nur die Domain) und Kampagnen-Kennzeichen sowie, ob das Formular begonnen, abgeschickt oder mit einem Fehler abgebrochen wurde (nur der Fehlercode, keine eingegebenen Werte). Das Skript speichert nichts in deinem Browser, liest keine Geräteeigenschaften aus und sendet bei „Do Not Track“ nichts. Einzelheiten stehen in der Datenschutzerklärung der Website, Abschnitt 4. Auf allen Seiten, die zu einem Bogen gehören (Zentrale, Ausfüllen, Kanzlei-Ansicht), wird es nicht geladen.

Weitere Cookies, Analyse- oder Werbedienste gibt es in der App nicht.

4. Sicherheit, Protokolle und Mail-Versand

Protokolle der App. Unser Server protokolliert Methode, aufgerufenen Pfad und eine Anfrage-Kennung. Der geheime Teil eines Links steht hinter dem # der Adresse und wird von deinem Browser nicht an uns übertragen. Cookies, Anfrageinhalte und IP-Adressen protokolliert die App nicht. Der vorgeschaltete Webserver protokolliert zusätzlich Zeitpunkt, Pfad, Browser-Kennung und die gekürzte IP-Adresse (bei IPv4 ohne die letzten 8 Bit, bei IPv6 nur die ersten 48 Bit), ohne Abfrageparameter, Herkunftsseite und Cookies; diese Protokolle löschen wir nach 14 Tagen.

Missbrauchsschutz. Fehlversuche beim Einlösen von Links, neue Bögen und Anfragen nach neuen Zugangslinks zählen wir je gekürzter IP-Adresse (bei IPv4 ohne die letzten 8 Bit, bei IPv6 nur die ersten 48 Bit), damit niemand Links durchprobieren oder den Dienst überlasten kann. Das geschieht nur im Arbeitsspeicher des Servers und wird nicht gespeichert; die Zählung bezieht sich auf höchstens die letzten 24 Stunden.

Mail-Warteschlange. Für jede Mail speichern wir Vorlage, Zeitpunkt, Versandstatus und einen Prüfwert (HMAC) der Empfängeradresse, um Höchstmengen durchzusetzen. Empfänger und Inhalt liegen nur bis zum Versand verschlüsselt vor und werden danach gelöscht. Die übrigen Angaben löschen wir 30 Tage nach dem Anlegen des Mail-Auftrags, sobald die Mail versendet oder endgültig fehlgeschlagen ist.

Verlauf. Wir protokollieren Ereignisse wie „Mitarbeiter-Link geöffnet“, „Bogen abgeschlossen“, „an Kanzlei gesendet“ oder „Datei hochgeladen (Dateityp, Größe)“ mit Zeitpunkt, Rolle (Arbeitgeber, Mitarbeiter:in, Kanzlei, System) und Bogen-Kennung, ohne Namen, Adressen oder Inhalte. Der Arbeitgeber sieht den Verlauf seines Bogens in der Zentrale. Wir löschen die Einträge nach 12 Monaten. Bestätigungscodes löschen wir einen Tag nach ihrem Ablauf.

Rechtsgrundlage für diesen Abschnitt ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist ein sicherer Dienst und der Nachweis, wer wann auf einen Bogen zugegriffen hat (Art. 5 Abs. 2, Art. 32 DSGVO).

Mail-Versand. Mails verschicken wir von bogen@persobo.de über Microsoft Azure Communication Services (Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland) als Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Microsoft Products and Services Data Protection Addendum. Gespeicherte Daten liegen in der Datenregion Deutschland; zur Zustellung können Mails nach Angaben von Microsoft auch durch Rechenzentren in anderen Regionen laufen. Ein Zugriff durch die Muttergesellschaft Microsoft Corporation (USA) ist nicht ausgeschlossen; Grundlage dafür ist der Angemessenheitsbeschluss zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), ergänzend die Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Die Mails enthalten nur den Betriebsnamen, einen Link und gegebenenfalls einen Code bzw. den Fingerabdruck der Kopie, nie Angaben aus dem Bogen und nie Anhänge. Öffnungs- und Klickverfolgung sind ausgeschaltet, eigene Diagnoseprotokolle des Dienstes haben wir nicht eingeschaltet. Microsoft verarbeitet für die Zustellung Empfänger- und Absenderadresse, Betreff, Zeitpunkt und Zustellstatus und hält Adressen, deren Zustellung endgültig scheitert, kurzzeitig in einer Sperrliste. Der Betreff enthält deshalb weder den Namen des Betriebs noch einen Code oder ein Datum.

Anonyme Nutzungsstatistik. Damit wir sehen, an welchen Stellen der Bogen schwer verständlich ist, zählt unser Server, wie oft ein Bildschirm aufgerufen, zurück- oder übersprungen wird, wie lange es bis zum nächsten Schritt dauert, wie oft eine Eingabe als fehlerhaft gemeldet wird und auf welchem Bildschirm Bögen nicht weitergeführt werden. Dafür werden keine Cookies gesetzt oder ausgelesen und keine eingegebenen Werte, Namen, Adressen oder Kennungen von Bogen, Gerät oder Betrieb gespeichert. Die Vorgänge zählt der Server im Arbeitsspeicher und fasst sie am Ende jedes Tages zu Wochensummen je Bildschirm bzw. Feld zusammen; nur diese Summen werden gespeichert, zusammen mit der Zahl der verschiedenen Bögen, auf denen sie beruhen. Ausgewertet werden nur Summen, die auf mindestens drei verschiedenen Bögen beruhen. Felder, deren bloße Nennung eine besonders geschützte Angabe verraten könnte (etwa zu einer Schwerbehinderung), zählen wir nur zusammengefasst. Die Wochensummen löschen wir nach zwei Jahren. Die Statistik lässt keinen Rückschluss auf dich oder deinen Betrieb zu. Zwischenwerte für die Berechnung (etwa wann du zuletzt den Bildschirm gewechselt hast) hält der Server nur im Arbeitsspeicher, bis dein Teil fertig ist, der Bogen gelöscht wird oder sieben Tage nichts passiert. Bei Bogendaten geschieht das im Auftrag und auf Weisung des Arbeitgebers (Auftragsverarbeitungsvertrag § 3 Abs. 11); für die Nutzung der fertigen, anonymen Statistik ist keine Rechtsgrundlage nötig, weil sie keine personenbezogenen Daten enthält.

Benachrichtigung an uns. Bestätigt jemand eine Anmeldung zur Warteliste oder zu Kanzlei-Informationen, erhalten wir über unseren eigenen Benachrichtigungsdienst eine Push-Nachricht ohne Mail-Adresse oder andere Angaben zur Person.

5. Inhalt des Bogens: Wir arbeiten im Auftrag des Arbeitgebers

Für Arbeitgeber

Für den Inhalt des Bogens bist du verantwortlich. Wir verarbeiten ihn nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag, dem du beim Anlegen zustimmst (persobo.de/avv). Deine Mitarbeitenden informierst du nach Art. 13 DSGVO; der Bogen enthält dafür einen Hinweis-Schritt.

Für Mitarbeitende

Dein Arbeitgeber hat dich gebeten, deinen Personalfragebogen über Persobo auszufüllen. Verantwortlich für deine Angaben ist dein Arbeitgeber. Wir sind sein technischer Dienstleister und nutzen deine Angaben für nichts anderes, als sie ihm und auf seine Veranlassung seiner Kanzlei bereitzustellen.

• Was passiert: Deine Angaben werden verschlüsselt gespeichert. Dein Arbeitgeber sieht sie, wenn du den Bogen abgeschlossen hast, und prüft sie. Ändern kann er deine Angaben nicht; ist etwas unklar, kann er dir eine Rückfrage schicken. Die siehst nur du, auf demselben Gerät über deinen Link; die Benachrichtigung per Mail enthält den Text nicht. Erst nach seiner Freigabe bekommt seine Kanzlei einen Link zum Abruf.
• Kopie für dich: Nach jeder Unterschrift kannst du eine Kopie deines Teils als PDF laden; die Angaben deines Arbeitgebers sind darin nicht enthalten. Auf Wunsch schicken wir sie dir an eine Mail-Adresse, die du angibst. Unterschreibst du später neu, etwa nach einer Rückfrage, schicken wir dir auch die neue Fassung an diese Adresse. Für nichts anderes nutzen wir sie; wir speichern sie verschlüsselt mit dem Bogen und löschen sie mit ihm. Der Link in der Mail öffnet die Kopie ohne weiteren Code auf bis zu drei Geräten und gilt bis zur Löschung des Bogens. Prüfe deshalb deine Adresse genau und leite die Mail nicht weiter. Die Mail nennt einen Fingerabdruck (SHA-256-Prüfsumme) der Kopie; derselbe Fingerabdruck steht im PDF für Arbeitgeber und Kanzlei, damit ihr vergleichen könnt, ob es dieselbe Fassung ist.
• Wie lange wir sie speichern: Abgeschlossene Bögen löschen wir 45 Tage nach dem Abschluss; nach einer Rückfrage zählt die erneute Unterschrift. Schließt du nicht ab, löschen wir den Bogen 30 Tage nachdem dein Link abgelaufen ist (dein Link gilt 30 Tage). Danach bewahren dein Arbeitgeber bzw. die Kanzlei die Angaben nach den gesetzlichen Fristen auf; dafür sind sie verantwortlich.
• Deine Rechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung usw.): Wende dich an deinen Arbeitgeber. Erreicht uns deine Anfrage, leiten wir sie an ihn weiter.
• Fotos und Dokumente: Lade nur hoch, was der Bogen verlangt. Fotos vom Handy können Aufnahmeort und -zeit enthalten; wir entfernen diese Angaben nicht. Schwärze in Bescheiden, was nicht gebraucht wird, etwa Angaben zu Erkrankungen in einem Rentenbescheid.
• Statistik: Wie du den Bogen bedienst, fließt nur anonym und zusammengefasst in eine Nutzungsstatistik ein (Abschnitt 4); deine Angaben selbst nie.
• Dein Link: Er öffnet den Bogen auf dem Gerät, auf dem du ihn zuerst öffnest. Gib ihn nicht weiter.

Für Kanzleien

Der Arbeitgeber hat uns beauftragt, dir den Bogen bereitzustellen, und dafür deine Mail-Adresse angegeben. Wir nutzen sie in seinem Auftrag für die Kanzlei-Mail und die Bestätigungscodes, speichern sie verschlüsselt mit dem Bogen und löschen sie mit ihm (Art. 14 DSGVO). Was du herunterlädst, verantwortest du selbst. Informationen von uns für Kanzleien bekommst du nur, wenn du dich auf der Kanzlei-Seite gesondert dafür anmeldest (siehe Datenschutzerklärung der Website, Abschnitt 9).

6. Empfänger

• Hosting: Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen, Rechenzentrum in Nürnberg, Deutschland, als Auftragsverarbeiter.
• Mail-Versand: Microsoft Ireland Operations Limited, Dublin, Dienst Azure Communication Services, Datenregion Deutschland (Abschnitt 4).
• Datensicherung: Hetzner Online GmbH, Storage Box im Rechenzentrum Falkenstein, Deutschland, getrennt vom Server, verschlüsselt und als Auftragsverarbeiter. Sicherungen sind höchstens 14 Tage alt; gelöschte Bögen sind danach auch dort nicht mehr vorhanden.
• Kanzlei des Arbeitgebers: nur auf dessen Veranlassung (Abschnitt 5).

Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR findet nicht statt.

7. Sicherheit

Jeder Bogen hat einen eigenen Schlüssel (AES-256-GCM). Damit sind alle Angaben, Uploads, Dateinamen, das PDF und die Mail-Adressen von Mitarbeiter:in und Kanzlei verschlüsselt. Links bestehen aus 256 Bit Zufall und liegen bei uns nur als Hashwert. Neue Geräte für Arbeitgeber-Zentrale und Kanzlei-Ansicht brauchen einen Code per Mail. Einzelheiten stehen in den technischen und organisatorischen Maßnahmen (persobo.de/avv, Anlage 2).

8. Deine Rechte

Für die Daten in den Abschnitten 2 bis 4 kannst du bei uns Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20) verlangen sowie Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO widersprechen (Art. 21). Für den Inhalt des Bogens (Abschnitt 5) ist der Arbeitgeber zuständig. Du kannst dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO); für uns zuständig ist Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Ludwig-Erhard-Straße 22, 20459 Hamburg.

9. Pflicht zur Angabe, keine automatisierten Entscheidungen

Ohne Mail-Adresse, Betriebsname, Betriebsnummer und Zustimmung zum Auftragsverarbeitungsvertrag lässt sich kein Bogen anlegen. Die Prüfung von Steuer-ID, Versicherungsnummer, IBAN und Pflichtfeldern ist eine reine Formprüfung; sie entscheidet nichts über dich (keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO).