Betriebsnummer beantragen: so geht es beim ersten Mitarbeiter

Was ist die Betriebsnummer?

Die Betriebsnummer (kurz BBNR) ist das Kennzeichen deines Betriebs im Meldeverfahren zur Sozialversicherung. Sie steht auf jeder An- und Abmeldung deiner Mitarbeiter und auf jedem Beitragsnachweis. So ordnen Krankenkassen und Rentenversicherung deine Meldungen und Beiträge deinem Arbeitgeberkonto zu. Die Nummer hat acht Ziffern, wird automatisch vergeben und lässt sich nicht aussuchen. Die letzte Ziffer ist eine Prüfziffer, mit der du einen Tippfehler sofort erkennst: Betriebsnummer prüfen.

Geregelt ist sie in den §§ 18i bis 18n SGB IV. Vergeben wird sie vom Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit. Mit Steuern hat sie nichts zu tun: Das Finanzamt arbeitet mit Steuernummer und Umsatzsteuer-ID.

Wer braucht eine Betriebsnummer?

Du brauchst sie ab dem ersten Beschäftigten, nicht schon bei der Gründung. Das gilt für jede Art von Beschäftigung, die zur Sozialversicherung gemeldet wird. Für Personalsuche über die Arbeitsagentur, Beratungen oder Förderanträge vergibt die Arbeitsagentur keine Betriebsnummer.

Arbeitgeber ist dabei jede natürliche oder juristische Person und jede rechtsfähige Personenvereinigung, für die mindestens eine Person sozialversicherungspflichtig oder geringfügig arbeitet. Ein eingetragener Verein mit einem Minijob ist also genauso Arbeitgeber wie eine GmbH.

Betriebsnummer beantragen: Schritt für Schritt

1. Unternehmensnummer bei der Berufsgenossenschaft holen

Seit dem 1. Januar 2024 fragt der Antrag nach der Unternehmensnummer der gesetzlichen Unfallversicherung. Sie hat 15 Stellen: zwölf für dich als Unternehmer, drei für das Unternehmen, beim ersten Unternehmen 001. Sie steht auf dem Bescheid deiner Berufsgenossenschaft oder Unfallkasse.

Hast du noch keine, meldest du dein Unternehmen im Serviceportal der Unfallversicherung beim zuständigen Träger an. Dazu bist du ohnehin verpflichtet, binnen einer Woche nach Beginn des Unternehmens, auch ohne Beschäftigte. Wer ein Gewerbe angemeldet hat, hat diese Pflicht mit der Gewerbeanzeige meist schon erfüllt. Die Vergabe dauert laut DGUV im Schnitt 1 bis 5 Werktage.

2. Angaben zusammenlegen

Diese Mindestangaben fragt der Online-Antrag der Arbeitsagentur ab:

• Name des Betriebs, wie er im Rechtsverkehr auftritt, mit Rechtsform. Bei Einzelunternehmen ohne Handelsregister dein ausgeschriebener Vor- und Nachname, bei einer GbR die Namen aller Gesellschafter.
• Beschäftigungsanschrift: die Adresse in Deutschland, an der deine Leute tatsächlich arbeiten. Eine abweichende Postanschrift ist möglich, aber nicht die deines Steuerberaters.
• Wirtschaftliche Tätigkeit des Betriebs. Du wählst sie im Antrag stufenweise aus der Klassifikation der Wirtschaftszweige (WZ 2025). Maßgeblich ist, was die meisten deiner Beschäftigten tun, nicht der Umsatz.
• Kontaktdaten und eine Ansprechperson für Rückfragen zum Meldeverfahren. Das darf auch dein Lohnbüro sein.
• Die 15-stellige Unternehmensnummer aus Schritt 1.

Schriftliche Nachweise brauchst du in der Regel nicht. Du bestätigst im Antrag, dass deine Angaben stimmen.

3. Online-Antrag abschicken

Der Antrag ist nur elektronisch möglich, über den Online-Antrag des Betriebsnummern-Service. Stellen darfst du ihn selbst oder jemand in deinem Auftrag, zum Beispiel deine Steuerberaterin oder dein Steuerberater. Das ist oft der einfachste Weg, wenn das Lohnbüro ohnehin die Abrechnung übernimmt.

4. Bestätigung abwarten und weitergeben

Laut Arbeitsagentur entfällt beim Online-Antrag die Bearbeitungszeit in der Regel. Die Vergabebestätigung kommt aus Datenschutzgründen nur per Post. Rechne also mit den üblichen Postlaufzeiten. Gib die Nummer sofort an dein Lohnbüro oder trag sie in deine Lohnsoftware ein. Ohne sie geht keine Anmeldung raus.

Ein Betrieb, eine Nummer? Nicht immer

Die Nummer gehört zum Beschäftigungsbetrieb, nicht zur Firma und nicht zur Person. Betriebe desselben Arbeitgebers in verschiedenen Gemeinden oder mit unterschiedlicher wirtschaftlicher Tätigkeit bekommen jeweils eine eigene Betriebsnummer. Beispiel der Arbeitsagentur: Eine Bäckerei in Berlin hat eine Nummer, eine zweite Bäckerei in Berlin teilt sie, eine Filiale in Potsdam bekommt eine eigene.

Für Geschäftsführer, Azubis, Praktikanten oder Minijobber gibt es keine zusätzliche Nummer. Alle werden unter der Betriebsnummer des Betriebs gemeldet, in dem sie arbeiten.

Häufige Verwechslungen

Fehler, die beim Antrag passieren

• Zu spät anfangen. Ohne Unternehmensnummer kein Antrag, und die Bestätigung kommt per Post. Plane eine bis zwei Wochen Vorlauf ein.
• Die Adresse des Steuerberaters eintragen. Als Beschäftigungsanschrift zählt der Ort, an dem gearbeitet wird.
• Eine Nummer für alle Standorte nutzen. Jede Gemeinde braucht mindestens eine eigene Betriebsnummer. Wer Mitarbeiter unter der Nummer der Zentrale meldet, meldet falsch.
• Die Nummer für Formulare beantragen. Für Förderanträge oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen gibt es keine Betriebsnummer, nur für Meldungen.
• Änderungen vergessen. Umzug, neuer Name oder Betriebsaufgabe musst du unverzüglich melden. Das geht über die Lohnsoftware mit dem Datensatz Betriebsdatenpflege (DSBD). Wer es unterlässt, riskiert ein Bußgeld bis 5.000 €.

Was nach der Betriebsnummer kommt

1. Personalfragebogen ausfüllen lassen. Für die Anmeldung brauchst du Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung und die Angaben zur Beschäftigung. Am schnellsten mit unserem Personalfragebogen als PDF oder Word oder per Link aufs Handy der neuen Person: Personalfragebogen online ausfüllen lassen.
2. Sofortmeldung, wo sie Pflicht ist. In elf Branchen, darunter Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung, Logistik und Friseure, muss der Beschäftigungsbeginn spätestens bei Arbeitsaufnahme gemeldet sein.
3. Anmeldung bei der Krankenkasse. Die reguläre Anmeldung geht mit der ersten Lohnabrechnung an die Krankenkasse der neuen Person, spätestens sechs Wochen nach Beschäftigungsbeginn. Minijobs meldest du bei der Minijob-Zentrale.
4. Lohnsteuer über ELStAM. Mit Steuer-ID und Geburtsdatum aus dem Bogen ruft dein Lohnbüro die Lohnsteuerabzugsmerkmale ab.

Was in den Bogen gehört und warum, erklärt unser Überblick zum Personalfragebogen. Mehr zur Betriebsnummer direkt bei der Quelle: Bundesagentur für Arbeit, Alles Wichtige rund um die Betriebsnummer.