Personalfragebogen online ausfüllen lassen
Stand · Rechtsangaben mit Quelle
Kostenlos für bis zu 5 Bögen pro Betriebsnummer und Jahr.
Kurz beantwortet
Online ausfüllen heißt bei Persobo: Du legst den Bogen an und schickst der neuen Person einen Link per WhatsApp, E-Mail oder QR-Code. Sie füllt ihn am Handy aus, ohne Konto, und unterschreibt mit dem Finger. Tippfehler in Steuer-ID, SV-Nummer und IBAN fallen sofort auf. Du siehst die Angaben durch, gibst den Bogen frei und schickst das PDF an deinen Steuerberater.
Das Wichtigste
Kostenlos sind bis zu fünf Bögen pro Betriebsnummer und Kalenderjahr.
Die neue Person braucht weder Konto noch App. Der Bogen fragt nur, was zur gewählten Beschäftigungsart gehört.
Stimmt die Prüfziffer von Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer oder IBAN nicht, fällt das schon beim Tippen auf. Zahlendreher kommen so gar nicht erst beim Steuerberater an.
Den Bogen ausgefüllt zu haben, bevor die Arbeit beginnt, zählt in Branchen mit Sofortmeldung doppelt: Die Meldung ist spätestens am ersten Arbeitstag fällig.
§ 28a Abs. 4 SGB IV
In vier Schritten zum fertigen Bogen
Handy des Arbeitgebers nach seinem Teil: Übergabe mit QR-Code und persönlichem Link, Knöpfe „Link kopieren“, „WhatsApp“ und „SMS“, Status von „Wartet auf Öffnen“ bis „Fertig ausgefüllt“. Schritt 1: Bogen anlegen
Wähle Beschäftigungsart und ersten Arbeitstag, lade den Arbeitsvertrag hoch und trag ein paar Eckdaten ein. Kennt dein Steuerberater die Konditionen schon, sagst du nur das.
Handy der neuen Person, Abschnitt „Steuer“, 3 von 8: Die Steuer-ID wird getippt, die Prüfziffer stimmt. Schritt 2: Link an die neue Person
Schick den persönlichen Link per WhatsApp, SMS oder Persobo-Mail oder zeig den QR-Code. Ausgefüllt wird Schritt für Schritt am Handy, ohne Konto, unterschrieben mit dem Finger. Tippfehler in Steuer-ID, SV-Nummer und IBAN fallen sofort auf.
Freigabe durch den Arbeitgeber: „Bitte prüfen“ mit Vorschau des ganzen Bogens als Entwurf, Knöpfe „Alles richtig – freigeben“ und „Rückfrage an Aylin“. Schritt 3: Durchsehen und freigeben
Du siehst den ganzen Bogen als Vorschau und gibst ihn frei. Stimmt etwas nicht, schickst du eine Rückfrage. Die Angaben der Person ändert nur sie selbst, deine eigenen kannst du anpassen.
Nach der Freigabe: „Direkt an den Steuerberater senden“, die Kanzlei bekommt einen persönlichen Link mit Bestätigungscode, danach „Gesendet“. Schritt 4: PDF an den Steuerberater
Nach der Freigabe schickst du den Bogen mit einem Klick an deinen Steuerberater. Die Kanzlei bekommt einen persönlichen Link mit Bestätigungscode zu PDF und Anlagen, ein Konto braucht sie nicht.
Kostenlos für bis zu 5 Bögen pro Betriebsnummer und Jahr.
Was beim Ausfüllen auffällt
| Angabe | Nachgerechnet wird | Fällt auf |
|---|---|---|
| Steuer-ID | Prüfziffer nach ISO 7064, elf Ziffern, keine führende Null | Zahlendreher, vergessene Ziffer |
| Sozialversicherungsnummer | Aufbau und Prüfziffer, Abgleich mit dem Geburtsdatum | vertauschte Ziffern, falsches Geburtsdatum |
| IBAN | Länge und Prüfsumme nach Modulo 97 | Tippfehler, fehlende Stelle |
| Pflichtfelder | vollständig, bevor der Bogen abgeschickt werden kann | leere Felder wie Schulabschluss |
Die gleichen Prüfziffern-Checks kannst du auch einzeln nutzen: Steuer-ID prüfen, SV-Nummer prüfen, IBAN prüfen. Für deine eigene Nummer gibt es Betriebsnummer prüfen.
Datenschutz
- Diese Website setzt keine Tracking-Cookies und bindet keine Werbedienste ein.
- Die Prüf-Tools schicken die Nummer verschlüsselt an unseren Server in Deutschland. Dort wird sie nur geprüft, weder gespeichert noch protokolliert.
- Für das Online-Erstellen gilt eine eigene Datenschutzerklärung, die vor der ersten Eingabe angezeigt wird.
Häufige Fragen
Was kostet es, den Personalfragebogen online ausfüllen zu lassen?
Bis zu fünf Bögen pro Betriebsnummer und Kalenderjahr sind kostenlos. Gezählt wird pro Betriebsnummer, nicht pro Person, die den Bogen anlegt. Die PDF- und Word-Vorlage bleibt unabhängig davon kostenlos.
Wie bekommt die neue Person den Bogen?
Du bekommst einen persönlichen Link und einen QR-Code. Den Link schickst du per WhatsApp, SMS oder E-Mail, den QR-Code kannst du ausdrucken oder am Bildschirm zeigen. Die Person öffnet den Link im Browser und füllt alles am Handy aus. Ein Konto oder eine App braucht sie nicht.
Wie kommt der fertige Bogen zum Steuerberater?
Wenn die Person fertig ist und unterschrieben hat, siehst du die Angaben durch und gibst den Bogen frei. Fehlt etwas, schickst du ihr eine Rückfrage. Nach der Freigabe lädst du das PDF herunter oder schickst den Bogen mit einem Klick an deinen Steuerberater. Die Kanzlei bekommt einen sicheren Link und braucht kein eigenes Konto.
Was passiert, wenn eine Nummer nicht stimmt?
Stimmt die Prüfziffer nicht, sagt der Bogen sofort Bescheid und erklärt, wo die Nummer steht, etwa auf dem Versicherungsnummernachweis der Rentenversicherung oder dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern. Eine stimmige Prüfziffer beweist nicht, dass die Nummer vergeben ist, fängt aber die häufigsten Tippfehler ab.
Ab wann kann ich den Bogen online erstellen?
Sofort. Du legst den Bogen an, gibst Betriebsnummer und Beschäftigungsart ein und bekommst den Link für die neue Person. Die ersten fünf Bögen im Jahr sind kostenlos. Die PDF- und Word-Vorlage bleibt daneben kostenlos.
Quellen
- 01§ 28a Abs. 4 SGB IV · geprüft am 20.10.2026
- 02§ 39e Abs. 4 Satz 1 EStG · geprüft am 20.10.2026
- 03Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO · geprüft am 20.10.2026
- 04§ 28a Abs. 3 SGB IV · geprüft am 20.10.2026