Nutzungsbedingungen Persobo

Fassung nb-2026-11, Stand 26.10.2026

§ 1 Anbieter, Geltungsbereich

1. Persobo ist ein Dienst der Kleymann Digital Solutions UG (haftungsbeschränkt), Wendenstraße 459, 20537 Hamburg („Persobo“, „wir“).
2. Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von app.persobo.de durch Arbeitgeber („du“). Mit dem Anlegen eines Bogens erklärst du dich mit ihnen einverstanden. Sie gelten je Bogen in der Fassung, die beim Anlegen gilt.
3. Persobo richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, die Personal beschäftigen oder einstellen. Mit dem Anlegen bestätigst du, dass du für einen Betrieb handelst und dazu berechtigt bist.
4. Mitarbeitende, die einen Bogen über einen Link ausfüllen, und Kanzleien, die einen Bogen abrufen, schließen mit uns keinen Vertrag. Für sie gelten die Hinweise in § 11.
5. Abweichende Bedingungen des Nutzers gelten nicht.

§ 2 Leistungen

1. Mit Persobo kannst du ohne Konto einen Personalfragebogen anlegen, deinen Teil ausfüllen, einen Link an deine neue Mitarbeiterin bzw. deinen neuen Mitarbeiter schicken, den ausgefüllten Bogen prüfen, bei Unklarheiten eine Rückfrage an die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter stellen, deine eigenen Angaben korrigieren, den Bogen freigeben, als PDF, strukturierte Daten und Anlagen herunterladen und per Link an deine Kanzlei weitergeben. Die Angaben der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters kannst du nicht ändern. An die Kanzlei geht der Bogen erst nach deiner Freigabe.
2. Persobo kontrolliert die Angaben nur formal: ob Pflichtfelder ausgefüllt sind und ob Nummern wie Steuer-ID, Versicherungsnummer, Betriebsnummer und IBAN eine gültige Prüfziffer haben. Eine gültige Prüfziffer bedeutet nicht, dass die Nummer vergeben ist oder zur Person gehört.
3. Persobo ist kein Archiv. Bögen werden nach den Fristen in § 6 gelöscht.
4. Die Leistungen sind kostenlos. Wir können sie ändern, erweitern oder einschränken, soweit laufende Bögen dadurch nicht unzumutbar beeinträchtigt werden. Ein Anspruch auf bestimmte Funktionen oder auf ständige Verfügbarkeit besteht nicht; wir bemühen uns um einen störungsfreien Betrieb.
5. Kostenpflichtige Angebote (z. B. für Kanzleien oder mehr Bögen) gibt es derzeit nicht. Kommen sie, gelten dafür eigene Bedingungen; die kostenlose Nutzung nach diesen Bedingungen bleibt davon unberührt.

§ 3 Keine Steuer-, Rechts- oder Lohnberatung

1. Persobo leistet keine Hilfe in Steuersachen und keine Rechtsdienstleistung. Persobo stellt einen standardisierten Fragebogen bereit, der für alle Nutzer gleich aufgebaut ist und je nach deinen Antworten Fragen ein- oder ausblendet. Es findet keine rechtliche Prüfung deines Einzelfalls statt.
2. Hinweise im Bogen (z. B. „Bei berufsmäßiger kurzfristiger Beschäftigung kann Sozialversicherungspflicht bestehen“) und Erklärungen auf persobo.de beschreiben die Rechtslage allgemein. Sie ersetzen nicht die Beurteilung durch deine Steuerberaterin bzw. deinen Steuerberater oder deine Lohnabrechnung.
3. Ob eine Beschäftigung versicherungspflichtig ist, welche Beitrags- und Personengruppen gelten, welche Meldungen abzugeben sind und wie abzurechnen ist, entscheiden du und deine Kanzlei. Persobo gibt die Angaben so weiter, wie sie eingegeben wurden.
4. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben sind du und die Mitarbeiterin bzw. der Mitarbeiter verantwortlich. Deine gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber (Anmeldung, Lohnkonto, Aufbewahrung, Prüfung der Arbeitserlaubnis usw.) bleiben bei dir.

§ 4 Kontingent und faire Nutzung

1. Je Betriebsnummer kannst du im Kalenderjahr (Zeitzone Europe/Berlin) 5 Bögen an Mitarbeitende ausgeben. Ein Bogen zählt, sobald der Link an die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter zum ersten Mal erzeugt wird. Erneuern des Links zählt nicht neu. Entwürfe, für die noch kein Link erzeugt wurde, zählen nicht; es können höchstens 10 Entwürfe je Betriebsnummer gleichzeitig offen sein. Das Kontingent gilt über alle Mail-Adressen hinweg und wird durch Löschen eines Bogens nicht wieder frei.
2. Du darfst nur die Betriebsnummer deines eigenen Betriebs verwenden und Bögen nur für eigene Beschäftigte oder Bewerber:innen anlegen.
3. Zum Schutz des Dienstes gelten technische Höchstgrenzen (z. B. Anzahl der Mails je Bogen und Tag). Sie sind so bemessen, dass die normale Nutzung nicht berührt wird.

§ 5 Deine Pflichten

1. Mache wahre Angaben zu Betrieb, Betriebsnummer und Mail-Adresse und halte deine Mail-Adresse erreichbar; an sie gehen Zugang, Codes, „Bogen fertig“ und die Lösch-Ankündigung.
2. Halte Links und Codes geheim. Wer den Link zur Zentrale und Zugriff auf dein Postfach hat, kann den Bogen öffnen. Schicke den Mitarbeiter-Link nur an die Person, die ihn ausfüllen soll, und den Kanzlei-Link nur an die richtige Kanzlei-Adresse.
3. Frage über Persobo nur Daten ab, die du erheben darfst, und lade nur Dokumente hoch, die für den Bogen nötig sind.
4. Informiere deine Mitarbeitenden über die Verarbeitung (Art. 13 DSGVO); siehe AVV § 5.
5. Lade den Bogen rechtzeitig herunter bzw. lass ihn von deiner Kanzlei abrufen. Nach der Löschung (§ 6) können wir ihn nicht wiederherstellen.
6. Nutze Persobo nicht missbräuchlich, insbesondere nicht, um Kontingente zu umgehen (z. B. fremde Betriebsnummern), Schadsoftware hochzuladen, den Dienst zu überlasten oder Mails an Personen zu schicken, die nichts mit dem Bogen zu tun haben.

§ 6 Speicherung und Löschung

1. Abgeschlossene Bögen löschen wir 45 Tage nach dem letzten Abschluss durch die Mitarbeiterin bzw. den Mitarbeiter, Entwürfe 30 Tage nach der letzten Änderung, Bögen mit abgelaufenem Mitarbeiter-Link 30 Tage nach dem Ablauf. Sieben Tage vor der Löschung eines abgeschlossenen Bogens erinnern wir dich per Mail.
2. Du kannst einen Bogen jederzeit selbst löschen.
3. Einzelheiten regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV).

§ 7 Datenschutz

1. Für die Daten im Bogen bist du Verantwortlicher; wir verarbeiten sie in deinem Auftrag nach dem AVV, dem du beim Anlegen zustimmst. Der AVV geht diesen Bedingungen bei Widersprüchen zum Datenschutz vor.
2. Für Daten, die wir selbst verantworten (z. B. deine Mail-Adresse und Betriebsnummer für Zugang und Kontingent), gilt unsere Datenschutzerklärung unter persobo.de/datenschutz/app/.
3. Wir schicken dir keine Werbung, es sei denn, du hast sie gesondert bestellt.

§ 8 Haftung

1. Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und im Umfang einer übernommenen Garantie.
2. Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, also einer Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung du regelmäßig vertrauen darfst (z. B. sichere Verwahrung und vertrauliche Behandlung der Bogendaten). In diesem Fall ist die Haftung auf den bei Vertragsschluss vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden begrenzt. Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen.
3. Wir haften insbesondere nicht für
   a) die inhaltliche Richtigkeit der Angaben, die du oder die Mitarbeitenden eingeben;
   b) Folgen der rechtlichen Einordnung der Beschäftigung, für Beiträge, Steuern, Säumniszuschläge oder Bußgelder, soweit sie nicht auf einer von uns zu vertretenden Pflichtverletzung nach Abs. 1 oder 2 beruhen;
   c) Daten, die nach Ablauf der Fristen in § 6 gelöscht wurden;
   d) Schäden, weil Links oder Codes durch dich weitergegeben oder an eine falsche Adresse geschickt wurden.
4. Die vorstehenden Regeln gelten auch für unsere gesetzlichen Vertreter und Erfüllungsgehilfen.
5. Die Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO bleibt unberührt.

§ 9 Verfügbarkeit, Sperre, Ende

1. Wir dürfen den Dienst für Wartung kurzzeitig unterbrechen und ihn mit angemessener Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen einstellen. Laufende Bögen kannst du dann noch bis zu ihrer Löschfrist herunterladen.
2. Bei Verstößen gegen § 5 Abs. 6 dürfen wir betroffene Bögen löschen und Betriebsnummern oder Mail-Adressen von der weiteren Nutzung ausschließen.
3. Das Nutzungsverhältnis endet für jeden Bogen mit seiner Löschung.

§ 10 Änderungen dieser Bedingungen

Neue Fassungen gelten nur für Bögen, die nach ihrer Veröffentlichung angelegt werden. Für bestehende Bögen bleibt die Fassung beim Anlegen maßgeblich.

§ 11 Hinweise für Mitarbeitende und Kanzleien

1. Mitarbeitende: Du füllst den Bogen im Auftrag deines Arbeitgebers aus. Der Link gilt 30 Tage und nur auf dem Gerät, auf dem du ihn zuerst öffnest. Persobo prüft deine Angaben nur formal (§ 2 Abs. 2); für Fragen zu deinem Arbeitsverhältnis ist dein Arbeitgeber zuständig.
2. Kanzleien: Der Abruf ist kostenlos und ohne Konto möglich. Der Bogen enthält die Angaben, wie Arbeitgeber und Mitarbeitende sie gemacht haben; die formale Prüfung nach § 2 Abs. 2 ersetzt nicht die fachliche Prüfung.

§ 12 Schlussbestimmungen

1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
2. Gerichtsstand für Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen ist Hamburg.
3. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleiben die übrigen wirksam.