Personalfragebogen von DATEV: Fassungen, Angaben und Wege

Was hinter dem DATEV-Personalfragebogen steckt

Viele Steuerkanzleien rechnen Löhne mit Software der DATEV eG ab, mit DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt. Für neue Mitarbeiter stellt DATEV den Kanzleien Musterbögen bereit, die alle Personaldaten für die Lohnabrechnung geordnet abfragen. Viele Kanzleien geben diese Muster an ihre Mandanten weiter. Daher der Satz, der auf vielen Kanzlei-PDFs steht: „Dieser Personalfragebogen dient zur Vorerfassung von Personaldaten für das DATEV-Lohnabrechnungsprogramm.“

Wichtig für dich als Arbeitgeber: Ein Pflichtformular ist das nicht. Das Gesetz verlangt bestimmte Angaben in den Entgeltunterlagen, aber kein bestimmtes Papier. Wenn deine Kanzlei dir ihren Bogen schickt, nimm den. Wenn nicht, tut es jeder Bogen, der dieselben Angaben vollständig abfragt.

Welche Fassungen DATEV selbst anbietet

Ein PDF ist nicht dabei. Die PDFs, die bei der Suche nach „Personalfragebogen DATEV“ oben stehen, sind meist Word-Muster, die Kanzleien angepasst und als PDF gespeichert haben. Die Word-Fassung darf jede Kanzlei auf ihrer Website veröffentlichen, muss die Aktualität aber selbst prüfen. Deshalb findest du dieselben Bögen mit Ständen von 2019 bis heute, teils noch mit der Minijob-Grenze von 450 €, die seit Oktober 2022 nicht mehr gilt. Schau vor dem Ausfüllen immer auf den Stand in der Fußzeile.

Für Werkstudenten, Midijobs oder Rentner führt das DATEV-Dokument kein eigenes Muster. Diese Fälle laufen über den Bogen für neue Mitarbeiter, die Besonderheiten klärt die Kanzlei bei der Erfassung.

Welche Angaben die Lohnabrechnung wirklich braucht

Egal ob DATEV-Muster, Kanzlei-PDF oder Persobo-Vorlage: Für die Anmeldung zur Sozialversicherung und den Lohnsteuerabzug braucht deine Kanzlei immer denselben Kern. Fehlt eines davon, gibt es eine Rückfrage, und die Anmeldung wartet.

• Person: Vor- und Familienname, Geburtsname, Geschlecht, Geburtsdatum, Geburtsort, Staatsangehörigkeit, Anschrift.
• Steuer: steuerliche Identifikationsnummer und ob die Stelle Haupt- oder Nebenbeschäftigung ist. Steuerklasse und Kirchensteuermerkmal ruft der Arbeitgeber elektronisch ab.
• Sozialversicherung: Versicherungsnummer, Krankenkasse, gesetzlich oder privat versichert, weitere Beschäftigungen und Kinder (wegen des Beitrags zur Pflegeversicherung).
• Ausbildung: höchster Schul- und Berufsabschluss. Beides steckt im Tätigkeitsschlüssel jeder Meldung.
• Bank: IBAN für die Lohnzahlung.
• Dein Teil: Betriebsnummer, erster Arbeitstag, Befristung, Beschäftigungsart, Tätigkeit, Wochenstunden und Vergütung.

Welche Vorschrift hinter welchem Feld steht, steht auf der Seite Personalfragebogen. Manche Kanzlei-Bögen fragen im Arbeitgeberteil auch nach Schlüsseln wie der Personengruppe. Kennst du den Schlüssel nicht, lass das Feld frei und frag deine Kanzlei.

Die grau hinterlegten Felder

Viele Kanzlei-PDFs nach DATEV-Muster tragen den Hinweis „grau hinterlegte Felder sind vom Arbeitgeber auszufüllen“. Gemeint ist vor allem der Teil zur Beschäftigung: Eintritt, Tätigkeit, Arbeitszeit, Urlaub, Kostenstelle und Personengruppe. Füll diese Felder aus, bevor du den Bogen an die neue Person gibst. Dann weiß sie, worum es geht, und du vergisst nichts.

Vier Wege, den Bogen zu übergeben

Die Excel-Muster können eine Exportdatei für den Stammdatenimport in die DATEV-Lohnprogramme erzeugen. DATEV selbst schreibt dazu, dass diese Datei nicht alle Angaben enthält und der ausgefüllte Bogen zusätzlich an die Kanzlei gehen soll. Den Bogen schickst du also in jedem Fall mit.

Den Online-Bogen von DATEV verschickt der Arbeitgeber aus dem Programm als Link per E-Mail. Der Link gilt 14 Tage, die neue Person kann den Bogen nur einmal ausfüllen, eine spätere Korrektur durch sie ist nicht möglich. Das lohnt sich, wenn du ohnehin über DATEV Unternehmen online mit deiner Kanzlei arbeitest. Ein eigener Zugang nur für den Personalfragebogen ist dagegen viel Einrichtung.

Ohne DATEV-Zugang: der Persobo-Bogen

Persobo ist kein DATEV-Formular und kein DATEV-Produkt. Der Persobo-Personalfragebogen fragt aber dieselben Pflichtangaben ab wie oben aufgezählt und nennt zu jedem Abschnitt die Vorschrift dahinter. Du lädst ihn als PDF oder Word-Datei herunter, ohne E-Mail-Adresse, oder lässt ihn online per Link ausfüllen, ohne Konto für die neue Person.

Eine Importdatei für DATEV erzeugt Persobo nicht. Deine Kanzlei bekommt den ausgefüllten Bogen als PDF und überträgt die Angaben in ihr Lohnprogramm, genau wie bei einem Kanzlei-PDF. Arbeitet deine Kanzlei mit einem eigenen Bogen, frag kurz nach, ob ihr der Persobo-Bogen reicht.

So gehst du vor

1. Frag deine Kanzlei, welchen Bogen und welchen Weg sie will. Hat sie dich bei DATEV Unternehmen online eingerichtet, nimm den Online-Bogen dort.
2. Hat sie keinen eigenen Bogen, nimm eine aktuelle Vorlage und prüf den Stand in der Fußzeile.
3. Füll deinen Teil aus: Betriebsnummer, erster Arbeitstag, Beschäftigungsart, Tätigkeit, Stunden, Vergütung.
4. Gib den Bogen vor dem ersten Arbeitstag heraus, zusammen mit der Datenschutz-Information nach Art. 13 DSGVO.
5. Prüf Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN mit den Prüf-Tools, bevor der Bogen zur Kanzlei geht.