Personalfragebogen (Personalbogen): was rein muss und wie er vollständig zurückkommt

Das Formular nicht, der Inhalt schon. § 8 Abs. 1 der Beitragsverfahrensverordnung legt fest, welche Angaben in die Entgeltunterlagen gehören, § 39e EStG, was dir die neue Person für die Lohnsteuer mitteilen muss. Der Personalfragebogen ist der übliche Weg, das einzusammeln. Wie er aussieht und ob er auf Papier oder online ausgefüllt wird, ist dir überlassen.

Die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter füllt die persönlichen Angaben aus: Person, Steuer, Sozialversicherung, Ausbildung und Bankverbindung. Den Teil zur Beschäftigung, also Betriebsnummer, ersten Arbeitstag, Beschäftigungsart, Tätigkeit, Stunden und Vergütung, ergänzt du als Arbeitgeber. Danach geht der Bogen an deinen Steuerberater oder an die Lohnabrechnung.

Eine Unterschrift verlangt keine der genannten Vorschriften. Sie ist trotzdem sinnvoll: Mit ihr bestätigt die Person, dass ihre Angaben stimmen und dass sie Änderungen meldet, etwa einen weiteren Minijob. Ob auf Papier oder mit dem Finger am Handy unterschrieben wird, spielt dafür keine Rolle, solange du den Bogen aufbewahrst.

Dann bleibt das Feld leer, und Geburtsname, Geburtsort und Anschrift werden umso wichtiger. Mit diesen Angaben vergibt die Rentenversicherung die Nummer über die erste Meldung. In Branchen mit Sofortmeldung gehören Tag und Ort der Geburt und die Anschrift ausdrücklich in die Meldung, wenn die Nummer fehlt (§ 28a Abs. 4 SGB IV).

Nein. Das Kirchensteuermerkmal ruft der Arbeitgeber elektronisch über ELStAM ab, zusammen mit Steuerklasse und Kinderfreibeträgen. Deshalb fragt der Bogen nicht danach. Fragen nach dem Glauben selbst oder nach anderen besonderen Datenkategorien aus Art. 9 DSGVO, etwa Gesundheit oder Gewerkschaft, gehören nicht hinein.

Weil der Beitrag zur Pflegeversicherung davon abhängt. Kinderlose ab 23 Jahren zahlen 0,6 Beitragssatzpunkte mehr, Eltern ab dem zweiten bis zum fünften Kind unter 25 Jahren je 0,25 Punkte weniger (§ 55 Abs. 3 SGB XI). Ohne Angabe und Nachweis rechnet die Lohnabrechnung mit dem Zuschlag für Kinderlose.

Mindestens bis zum Ende des Kalenderjahres, das auf die nächste Betriebsprüfung der Rentenversicherung folgt (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Weil Angaben aus dem Bogen auch ins Lohnkonto einfließen, rechnen viele Betriebe sicherheitshalber mit sechs Jahren nach der letzten Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 EStG).

Die Entgeltunterlagen werden auf Deutsch geführt (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Für neue Mitarbeiter mit anderer Muttersprache helfen zweisprachige Bögen, bei denen jede Frage auch übersetzt dasteht und die Antworten in die deutschen Felder kommen. Diese Fassungen sind in Arbeit und erscheinen erst, wenn eine Muttersprachlerin oder ein Muttersprachler die Übersetzung geprüft hat.