Zum Inhalt springen

Personalfragebogen-Vorlage 2026/2027: PDF und Word, kostenlos

Stand · Rechtsangaben mit Quelle

Keine Variante wählen.Der digitale Bogen passt sich an.

Minijob, Werkstudent, Azubi oder Bau: Der Bogen fragt automatisch nur, was für die Stelle zählt. Die neue Person füllt ihn am Handy aus, du bekommst das fertige PDF.

Bogen online ausfüllen lassen PDF-Vorlage laden

Kostenlos für bis zu 5 Bögen pro Betriebsnummer und Jahr. Die PDF-Vorlage ohne E-Mail-Adresse.

PDF-Vorlage und digitaler Bogen im Vergleich
PDF-VorlageDigitaler Bogen
FassungDu suchst die passende Variante selbst aus.Passt sich an Minijob, Werkstudent, Azubi und Branche an.
NummernZahlendreher fallen erst beim Steuerberater auf.Tippfehler in Steuer-ID, SV-Nummer und IBAN fallen sofort auf.
VollständigLeere Felder merkst du, wenn es zu spät ist.Pflichtangaben werden abgefragt, nichts fehlt.
WegDrucken, ausfüllen, abfotografieren, abtippen.Link per WhatsApp, Unterschrift am Handy, PDF an den Steuerberater.

Kurz beantwortet

Die Persobo-Vorlage ist ein Personalfragebogen, auch Personalbogen genannt, mit allen Angaben für Lohnabrechnung, Lohnsteuer und Sozialversicherung. Es gibt sie als ausfüllbares PDF, Druckfassung und Word-Datei, zusätzlich in 13 Fassungen für Beschäftigungsarten wie Minijob oder Azubi und für Branchen wie Bau oder Gastronomie. Die Fassung 2026/2027 gilt auch ab 1. Januar 2027. Kostenlos, ohne E-Mail-Adresse.

Das Wichtigste

  • Die Vorlage deckt die Angaben aus § 8 Abs. 1 BVV und die Mitteilungspflichten aus § 39e Abs. 4 EStG ab.

    § 8 Abs. 1 BVV

  • Der Datenschutzhinweis im Bogen nennt Zweck und Rechtsgrundlage, wie es Art. 13 DSGVO bei der Erhebung verlangt.

    Art. 13 DSGVO

  • Nach Gesundheit, Glauben oder Gewerkschaft fragt die Vorlage nicht. Steuerklasse und Kirchensteuermerkmal kommen über ELStAM und stehen deshalb nicht drin.

    Art. 9 DSGVO

Varianten nach Beschäftigungsart und Branche

Der Standardbogen passt für jede Anstellung. Acht Fassungen für Beschäftigungsarten ergänzen die Fragen, die dort zählen, etwa weitere Minijobs und die Befreiung von der Rentenversicherung, Vorbeschäftigungen im Kalenderjahr oder die Immatrikulation. Vier Branchenfassungen haben Sofortmeldung und Ausweispflicht im Bogen, die Fassung für die Landwirtschaft die Grenze von 15 Wochen oder 90 Arbeitstagen für Saisonkräfte. Jede Fassung gibt es als ausfüllbares PDF, als Druckfassung und als Word-Datei.

Weitere Fassungen (12)Kurzfristig, Werkstudent, Azubi, Praktikum, Midijob, Rentner, Ferienjob und vier Branchen

Nach Beschäftigungsart

Mit den Zusatzfragen, die für diese Art der Anstellung zählen.

Nach Branche

Mit Sofortmeldung, Ausweispflicht und Branchenangaben.

Ausgefülltes Muster ansehen (PDF): So sieht ein vollständig ausgefüllter Bogen aus. Mit Beispielwerten.

Vorlage per E-Mail, auf Wunsch mit Bescheid bei neuen Werten

Freiwillig. Die Downloads oben gehen weiterhin ohne E-Mail-Adresse. Wenn sich 2027 Werte wie die Minijob-Grenze ändern, sagen wir dir Bescheid, sofern du das unten ankreuzt.

Wir nutzen die Adresse nur dafür. Details in der Datenschutzerklärung.

Was in der Vorlage steht

Sieben Teile auf zwei A4-Seiten: Person, Aufenthalt, Steuer, Sozialversicherung, Ausbildung, Bankverbindung und der Teil für dich als Arbeitgeber. Dazu Erklärung, Datenschutzhinweis und Unterschrift. Welche Vorschrift hinter welchem Feld steht, steht auf der Seite Personalfragebogen.

Person

füllt die neue Person aus

§ 8 Abs. 1 BVV, § 28a Abs. 3 SGB IV

Vorname(Pflichtangabe)
Familienname(Pflichtangabe)
Geburtsname, falls abweichend
Wird gebraucht, solange die Versicherungsnummer noch auf diesen Namen läuft.
Geschlecht(Pflichtangabe)
männlich · weiblich · divers
Geburtsdatum(Pflichtangabe)
Geburtsort(Pflichtangabe)
Nötig, wenn noch keine Sozialversicherungsnummer vergeben ist.
Geburtsland
Staatsangehörigkeit(Pflichtangabe)
Telefon oder E-Mail (für Rückfragen)
Straße und Hausnummer(Pflichtangabe)
PLZ(Pflichtangabe)
Ort(Pflichtangabe)

Aufenthalt und Arbeitserlaubnis

füllt die neue Person aus

§ 8 Abs. 1 Nr. 3 BVV

Nur ausfüllen bei einer Staatsangehörigkeit außerhalb der EU, des EWR und der Schweiz.

Art des Aufenthaltstitels
Gültig bis
Beschäftigung erlaubt bis

Steuer

füllt die neue Person aus

§ 39e EStG

Steuerklasse, Kinderfreibeträge und Kirchensteuermerkmal ruft der Arbeitgeber elektronisch beim Bundeszentralamt für Steuern ab (ELStAM). Deshalb fragt der Bogen nicht danach.

Steuerliche Identifikationsnummer(Pflichtangabe)
Elf Ziffern. Steht auf dem Schreiben des Bundeszentralamts für Steuern und auf jedem Steuerbescheid.
Diese Stelle ist(Pflichtangabe)
Hauptbeschäftigung · Nebenbeschäftigung (Steuerklasse VI)

Sozialversicherung

füllt die neue Person aus

§ 28a SGB IV, § 55 Abs. 3 SGB XI

Sozialversicherungsnummer(Pflichtangabe)
Zwölf Zeichen, steht auf dem Versicherungsnummernachweis (früher Sozialversicherungsausweis). Noch keine? Dann leer lassen.
Krankenkasse(Pflichtangabe)
Krankenversicherung(Pflichtangabe)
gesetzlich · privat
Weitere Beschäftigung bei einem anderen Arbeitgeber(Pflichtangabe)
Wenn ja: Arbeitgeber und monatlicher Verdienst. Entscheidet über Minijob-Status und Steuerklasse.
Kinder mit Geburtsdatum
Alle Kinder unter 25. Sind alle Kinder älter, reicht eines. Senkt oder vermeidet den Zuschlag zur Pflegeversicherung. Für Kinder, die nicht in deinen Steuermerkmalen stehen, etwa Stief- oder Pflegekinder, einen Nachweis beilegen.

Ausbildung

füllt die neue Person aus

§ 28a Abs. 3 SGB IV, Tätigkeitsschlüssel der Bundesagentur für Arbeit

Beide Abschlüsse stecken im Tätigkeitsschlüssel, der mit jeder Meldung übermittelt wird.

Höchster Schulabschluss(Pflichtangabe)
ohne Schulabschluss · Haupt-/Volksschulabschluss · Mittlere Reife oder gleichwertig · Abitur/Fachabitur
Höchster beruflicher Abschluss(Pflichtangabe)
ohne beruflichen Abschluss · anerkannte Berufsausbildung · Meister/Techniker/Fachschule · Bachelor · Diplom/Master/Magister/Staatsexamen · Promotion

Bankverbindung

füllt die neue Person aus

Arbeitsvertrag

IBAN(Pflichtangabe)
Kontoinhaber, falls abweichend

Beschäftigung

füllst du aus

§ 8 Abs. 1 BVV, § 28a SGB IV

Betriebsnummer(Pflichtangabe)
Erster Arbeitstag(Pflichtangabe)
Befristet bis
Beschäftigungsart(Pflichtangabe)
Vollzeit · Teilzeit · Minijob · kurzfristig · Ausbildung · Werkstudent · Praktikum
Ausgeübte Tätigkeit(Pflichtangabe)
Wochenstunden(Pflichtangabe)
Vergütung brutto (Monat oder Stunde)(Pflichtangabe)
Die Person ist(Pflichtangabe)
Gehört als Statuskennzeichen in die Anmeldung (§ 28a Abs. 3 Satz 2 Nr. 1 d und e SGB IV).

Pflichtangabe für Anmeldung oder Lohnsteuer

So füllst du die Vorlage richtig aus

  1. Trag Betriebsnummer, ersten Arbeitstag und Beschäftigungsart im Teil „Beschäftigung“ selbst ein, bevor du den Bogen weitergibst. Dann weiß die neue Person, worum es geht.
  2. Gib den Bogen vor dem ersten Arbeitstag heraus. In Branchen mit Sofortmeldung muss er am ersten Tag vollständig sein.
  3. Bitte darum, den Versicherungsnummernachweis (früher Sozialversicherungsausweis) und das Schreiben mit der Steuer-ID danebenzulegen. Die meisten Fehler sind Zahlendreher.
  4. Prüf Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer und IBAN mit den Prüf-Tools, bevor der Bogen zum Steuerberater geht.
  5. Leg den unterschriebenen Bogen zu den Entgeltunterlagen und schick eine Kopie an deinen Steuerberater.

PDF, Druck oder Word: was passt?

FormatGut, wennAchte auf
Ausfüllbares PDFdie neue Person am Rechner ausfülltspeichern statt nur im Browser ansehen
Druckfassungauf Papier ausgefüllt wirdleserlich in Druckbuchstaben schreiben lassen
Worddu Felder ergänzen oder dein Logo einfügen willstkeine Pflichtfelder löschen

Häufige Fragen

Ist die Vorlage wirklich kostenlos?

Ja. PDF, Druckfassung und Word-Datei lädst du ohne Anmeldung und ohne E-Mail-Adresse herunter und darfst sie im eigenen Betrieb so oft verwenden, wie du willst. Es gibt keine Testphase und keine Bezahlversion der Vorlage.

Kann ich die Vorlage an meinen Betrieb anpassen?

Ja, dafür ist die Word-Datei da. Du kannst Logo, Firmenname und eigene Fragen ergänzen, etwa zu Arbeitskleidung oder Führerschein. Lösche aber keine Felder aus den Teilen Person, Steuer und Sozialversicherung, sonst fehlt deinem Steuerberater etwas für die Anmeldung.

Darf die neue Person das PDF am Handy ausfüllen?

Das klappt mit manchen PDF-Apps, ist aber mühsam: kleine Felder, Zoomen, Speichern. Für das Handy ist der Online-Weg gedacht, bei dem jede Frage einzeln kommt und Tippfehler in den Nummern sofort auffallen. Am Ende bekommst du daraus ein fertiges PDF.

Ist die Vorlage für Minijob und Aushilfen geeignet?

Ja. Für Minijob, kurzfristige Beschäftigung, Midijob, Auszubildende, Werkstudenten, Praktikum, Rentner und Ferienjobs gibt es eigene Fassungen auf dieser Seite. Die Minijob-Fassung fragt zusätzlich nach Hauptbeschäftigung, weiteren Minijobs und der Befreiung von der Rentenversicherung, die kurzfristige nach allen Vorbeschäftigungen im Kalenderjahr.

Welche Vorlage brauche ich für Bau, Gastronomie oder Reinigung?

Nimm die Branchenfassung. In Bau, Gastronomie, Gebäudereinigung sowie Friseur und Kosmetik gilt die Sofortmeldung: Die Anmeldung muss spätestens bei Arbeitsaufnahme raus sein (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Der Bogen hat dafür das Meldedatum und den Hinweis, dass die neue Person bei der Arbeit einen Ausweis dabeihaben muss. Die Bau-Fassung fragt zusätzlich nach der SOKA-BAU-Nummer.

Wie lange bewahre ich den ausgefüllten Bogen auf?

Er gehört zu den Entgeltunterlagen und bleibt mindestens bis zum Ende des Kalenderjahres nach der nächsten Betriebsprüfung im Ordner (§ 28f Abs. 1 SGB IV). Für Angaben, die ins Lohnkonto einfließen, gelten sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 EStG).

Quellen

  1. 01§ 8 Abs. 1 Beitragsverfahrensverordnung (BVV) · geprüft am 20.10.2026
  2. 02§ 39e Abs. 4 Satz 1 EStG · geprüft am 20.10.2026
  3. 03Art. 13 DSGVO · geprüft am 20.10.2026
  4. 04Art. 9 DSGVO · geprüft am 20.10.2026
  5. 05§ 28f Abs. 1 SGB IV · geprüft am 20.10.2026
  6. 06§ 8 Abs. 1 Nr. 1 und Abs. 1a SGB IV · geprüft am 20.10.2026
  7. 07§ 8 Abs. 1 Nr. 2 SGB IV · geprüft am 20.10.2026
  8. 08§ 28a Abs. 4 SGB IV · geprüft am 20.10.2026
PDF ladenOnline ausfüllen lassen